Come funziona PhoneDesk

1. Registrazione, prova e accesso

1. Apri Registrati. Compila negozio, referente, email, nome utente e password di almeno 12 caratteri. Il telefono è facoltativo.
2. Completa la verifica di sicurezza e conferma la richiesta di prova. Dopo la registrazione hai subito accesso al tuo spazio, senza pagamento.
3. La prova dura esattamente 7 giorni dalla registrazione. Nella home del CRM trovi la data e l’ora di scadenza.
4. Per continuare, concorda il pagamento annuale con il gestore. Solo il proprietario può confermare il pagamento e attivare 365 giorni. Nessun addebito automatico.

Alla scadenza della prova l’accesso operativo viene bloccato. I dati restano conservati e tornano disponibili con l’attivazione annuale. La stessa email non può creare una seconda prova. Per accedere di nuovo usa il nome utente scelto, non l’email.

Su telefono, la barra inferiore contiene Home, Clienti, Magazzino, Vendite e Altro. Da Altro apri Spese e le altre azioni disponibili. Su computer trovi il menu a sinistra.

2. Clienti: contatti, storico e posizione

1. Apri Clienti e premi “+ Cliente”. Inserisci nome, telefono, indirizzo e note.
2. Per WhatsApp salva un numero completo con prefisso, per esempio +39 per l’Italia. I numeri senza prefisso nel flusso listini sono trattati come italiani.
3. Usa la ricerca per trovare rapidamente un contatto. Apri lo storico del cliente per consultare le operazioni e usa il collegamento alla mappa per l’indirizzo registrato.
4. Premi Modifica per correggere i dati. Controlla il numero prima di inviare un listino.

Ogni negozio ha i propri clienti. La presenza in rubrica non equivale al consenso a ricevere promozioni: contatta con il listino chi ha accettato questo tipo di comunicazione e rispetta le richieste di non riceverlo più.

3. Magazzino e caricamento da una foto

Un articolo rappresenta un singolo telefono. Due dispositivi dello stesso modello possono avere costi, IMEI e condizioni diversi.

1. Magazzino → “+ Telefono”: inserisci modello, RAM, memoria, colore, condizione, costo e prezzo di vendita. Puoi aggiungere batteria, garanzia, note e una foto.
2. L’IMEI è facoltativo. Puoi inserire il prodotto ora e completare l’IMEI quando ritiri la merce. Se lo inserisci, non deve duplicare quello di un altro telefono del negozio.
3. Per ridurre l’inserimento, premi “Scatta una foto” e fotografa da vicino l’etichetta, ben illuminata e senza riflessi. Inquadra il testo con modello, memoria, colore e IMEI.
4. Controlla i campi proposti e premi “Applica questi dati”. Completa i costi e salva. Il riconoscimento può sbagliare: verifica sempre le cifre dell’IMEI e la memoria.

La foto dell’etichetta viene elaborata e poi eliminata. La foto dell’articolo salvata con il comando Foto rimane invece nel magazzino. Filtri, ricerca, ordinamento e pagine aiutano a distinguere telefoni disponibili, venduti e da verificare.

4. Vendite, incassi e permute

1. Premi “Registra vendita”, scegli un telefono disponibile e il cliente.
2. Controlla prezzo totale, data, pagamento ricevuto e metodo di pagamento. Il totale della vendita e l’incasso possono essere diversi se una parte sarà pagata dopo.
3. Per una permuta indica il valore riconosciuto e i dati del telefono ritirato, compreso il suo prezzo di rivendita. Il telefono entra nel tuo magazzino come permuta.
4. Salva una sola volta. Una vendita rende il telefono venduto e registra l’incasso iniziale.
5. Se resta un saldo, usa “Aggiungi incasso” quando ricevi il pagamento successivo.

Esempio: vendita 500 €, incasso 350 € e permuta 100 € → saldo cliente 50 €. Il valore della permuta non è un incasso in contanti.

Resi e correzioni

Da una vendita attiva usa “Registra reso”, verifica rimborso e stato del telefono restituito. Il reso resta nello storico e aggiorna i report. Un dispositivo “Da verificare” deve essere controllato e segnato verificato prima di rivenderlo. Una permuta restituita al cliente non deve restare disponibile per la vendita.

5. Spese, acquisti e pagamenti

In Spese registra descrizione, categoria, importo e data. Per correggere un inserimento usa Modifica. “Annulla” esclude una registrazione errata dai report conservandola nello storico; non rappresenta un rimborso reale.

Il costo di un telefono e il pagamento al fornitore sono informazioni diverse. Usa il pagamento dell’acquisto quando saldi tutta o parte della merce: il flusso di cassa tiene conto del denaro effettivamente pagato. Controlla eventuali importi ancora da pagare. Il costo di un telefono già coinvolto in operazioni non va modificato per alterare retroattivamente i margini.

6. Home e report finanziari

Seleziona l’intervallo di date, oppure “Tutto il periodo”. Le schede e i grafici riepilogano i movimenti registrati nel CRM.

Premi “Esporta report” per il CSV. I filtri di periodo seguono le date dei movimenti: una vendita e un incasso successivo possono appartenere a periodi diversi. PhoneDesk è destinato alla gestione interna e non sostituisce la contabilità fiscale.

7. Integrazioni fornitori e ordini

Le integrazioni vengono valutate sul listino e sul sistema del singolo fornitore. Possono includere catalogo esterno, ricarichi per tipologia, richieste di merce e caricamento di un ordine. Non sono attivate automaticamente su ogni account; fattibilità e costo aggiuntivo vengono concordati con il gestore.

1. Nel catalogo del fornitore cerca modello, memoria e colore, poi aggiungi i prodotti alla richiesta e controlla le quantità.
2. Apri la richiesta e configura i recapiti del fornitore. Prepara il messaggio, quindi apri WhatsApp o email per inviarlo e attendi la conferma del fornitore.
3. La richiesta non carica merce in magazzino e non equivale a una disponibilità confermata.
4. Quando ritiri la merce, apri “I tuoi ordini e richieste”, seleziona l’ordine e premi “Merce ritirata → Carica in magazzino”.
5. Controlla costi, prezzi, data e importo pagato. “Ho pagato tutto” compila il totale; lascia 0 se non hai ancora pagato.
6. Conferma il ritiro e carica tutti i pezzi insieme. Il sistema impedisce di importare due volte lo stesso ordine. Completa gli IMEI dopo il ritiro.

Un ricarico del 10% su 200 € porta a 220 €. I prezzi dei listini vengono arrotondati all’euro superiore: 260,30 € diventa 261 €. Una disponibilità del fornitore non è una giacenza fisica del tuo negozio.

8. PDF e condivisione su WhatsApp

1. Magazzino → Listino PDF. Scegli “Solo il mio magazzino” oppure, se disponibile, il catalogo integrato.
2. Scarica il PDF o premi “Condividi con i clienti su WhatsApp”. Seleziona i destinatari, anche con “Seleziona tutti”, e conferma che hanno accettato il listino.
3. Premi “Prepara PDF e messaggi”. Numeri non validi e duplicati vengono esclusi. Il collegamento è valido al massimo 7 giorni, fino alla scadenza dell’accesso se precedente.
4. Su un telefono compatibile, “Condividi PDF dal telefono” apre il menu di condivisione: scegli WhatsApp e i destinatari nell’app. Se il browser non lo supporta, scarica il PDF e allegalo manualmente.
5. Per messaggi individuali usa “Apri messaggio su WhatsApp”, invia nell’app, torna al CRM e premi “Prossimo cliente”. Puoi modificare il messaggio: {nome} viene sostituito con il nome del cliente e {link} con il collegamento al PDF.

Il link mostra solo il PDF, senza accesso al CRM. Non contiene costi, ricarichi, IMEI o dati dei clienti. È una copia dei prodotti al momento della preparazione: se i prezzi cambiano, genera un nuovo listino. Dallo storico puoi revocare il link. Una copia già scaricata dal destinatario rimane sul suo dispositivo. “Messaggio aperto” non significa “inviato”.

9. API WhatsApp: invio direttamente dal CRM

Questa opzione usa WhatsApp Business Platform / Cloud API. Avere soltanto l’app WhatsApp Business non fornisce automaticamente credenziali API. La configurazione Meta e gli eventuali costi sono separati dall’abbonamento PhoneDesk.

A. Prepara l’account Meta

1. Accedi a Meta for Developers e al tuo portfolio aziendale. Crea o configura un’app con il caso d’uso WhatsApp / Business Messaging e collega il tuo account WhatsApp Business.
2. Completa nel pannello Meta le verifiche richieste, aggiungi il numero di telefono e configura il metodo di pagamento se richiesto. L’uso del tuo numero attuale nell’app e nelle API dipende dal percorso di onboarding e dall’eventuale disponibilità della coesistenza: verifica in Meta prima di migrare il numero.
3. Nella configurazione API identifica il Phone Number ID: non è il numero telefonico e non è il WhatsApp Business Account ID.
4. Per i test puoi usare il token temporaneo e i numeri di prova abilitati da Meta. Per l’uso continuativo prepara un token di sistema con accesso alle risorse corrette e permesso whatsapp_business_messaging. La durata e la revoca dipendono dalla configurazione Meta: non affidarti al token temporaneo per la produzione.
5. Annota la versione Graph API supportata dal tuo pannello, il nome e la lingua del modello. Non condividere il token con i clienti.

B. Crea il modello del listino

In WhatsApp Manager → Modelli di messaggio, crea un modello con la categoria appropriata al listino promozionale (normalmente Marketing), lingua italiana e intestazione Documento. Carica un PDF dimostrativo se Meta lo richiede per l’approvazione.

Nome: listino_phonedesk
Intestazione: Documento (PDF)
Corpo: Ciao {{1}}, ecco il nostro listino aggiornato.
Scrivici per verificare la disponibilità dei prodotti.
Se non desideri altri listini, comunicacelo in risposta.

Questa integrazione supporta il documento PDF e un corpo senza variabili oppure con una sola variabile posizionale {{1}} per il nome cliente. Non aggiungere altri parametri o pulsanti dinamici senza adattare l’integrazione. Attendi che Meta approvi il modello e usa esattamente nome e codice lingua approvati.

C. Inserisci le credenziali nel CRM

1. Magazzino → Listino PDF → Condividi con i clienti → “Configura invio diretto · API WhatsApp”.
2. Inserisci Phone Number ID, versione Graph API, token, nome modello e lingua. Scegli “Una variabile: nome cliente” oppure “Nessuna variabile” in base al corpo approvato.
3. Salva la configurazione. Il token viene cifrato nel database del server e non viene restituito al browser. Per mantenerlo, lascia vuoto il campo in una modifica successiva.
4. Prepara nuovamente il listino per abilitare il pulsante di invio. Prima dell’invio a tutti, seleziona un solo destinatario che abbia accettato la prova, conferma e verifica l’esito in Meta e sul suo telefono.

D. Invio e controllo degli esiti

Conferma destinatari, consenso ed eventuali costi Meta, poi premi “Invia tramite API”. Il server invia il modello con il PDF ai numeri selezionati, in sequenza. Usa “Aggiorna esiti” per controllare la coda. Una volta avviato, l’invio prosegue sul server anche se chiudi la pagina.

Lo stesso listino non viene inviato due volte tramite API. Non ci sono tentativi automatici sugli esiti incerti, per evitare duplicati. I webhook di consegna/lettura non sono ancora collegati: consulta Meta per la conferma di consegna. Il CRM supporta un invio attivo per negozio e fino a 500 destinatari per listino; i limiti e le condizioni Meta possono essere più restrittivi. La revoca del link interrompe i destinatari ancora in coda al successivo controllo, ma non richiama i messaggi già accettati.

Riferimenti ufficiali: Cloud API, raccolta API di Meta e policy dei messaggi business. Le schermate e i requisiti del servizio Meta possono cambiare.

10. Pannello del proprietario

Amministrazione è riservata al proprietario della piattaforma. I negozianti non possono creare altri negozi o gestire i rinnovi.

1. Le nuove registrazioni creano automaticamente un negozio in prova. Nel pannello trovi stato, scadenza e recapiti del referente.
2. Dopo aver ricevuto il pagamento premi “Attiva annualità”, controlla la scadenza prevista e conferma il pagamento. La prima annualità inizia dalla tua conferma e dura 365 giorni; non somma i giorni residui della prova.
3. Per un abbonamento annuale già attivo, il rinnovo aggiunge 365 giorni alla scadenza. Se è già scaduto, riparte dalla conferma.
4. “+ Negozio” consente di creare manualmente un account annuale. Le vecchie richieste in attesa possono essere gestite nella coda dedicata.

11. Sicurezza e risoluzione dei problemi

Usa HTTPS e password lunghe e uniche. Non condividere l’account proprietario. Il sistema controlla sessione, richieste di modifica e accesso ai dati del singolo negozio; i tentativi ripetuti di accesso sono limitati. I link dei PDF sono accessibili a chi possiede il collegamento: inviali solo ai destinatari scelti e revocali quando necessario.

I backup devono includere database, foto e chiave del server: quest’ultima serve anche per decifrare i token API. Il backup locale della VPS non sostituisce una copia esterna. Nessun sistema può garantire protezione assoluta: aggiornamenti, backup e controlli periodici restano necessari.

• Codice di sicurezza scaduto: genera un altro codice e riprova. Non riutilizzare quello di un tentativo precedente.
• Sessione scaduta: ricarica la pagina e accedi di nuovo prima di salvare.
• Foto poco leggibile: pulisci la lente, illumina l’etichetta, evita riflessi e controlla manualmente i campi mancanti.
• PDF con disponibilità vecchia: aggiorna magazzino o catalogo e crea un nuovo listino.
• WhatsApp non si apre: verifica numero e prefisso; prova dal telefono con l’app installata o usa WhatsApp Web.
• API non configurate: completa la sezione credenziali. Per modifiche al modello, usa il nome e la lingua esatti dopo l’approvazione Meta.