Ruoli, oggetto e durata
Il negoziante è titolare dei dati dei propri clienti e il gestore PhoneDesk è responsabile per le attività di hosting, conservazione, consultazione, gestione tecnica ed esportazione eseguite attraverso il servizio. Il trattamento dura per il rapporto di servizio e per le attività concordate di restituzione o cancellazione. Le categorie comprendono clienti, fornitori e collaboratori, con dati anagrafici, recapiti e informazioni sulle operazioni del negozio.
Istruzioni e riservatezza
PhoneDesk tratta tali dati soltanto su istruzioni documentate del negoziante, comprese quelle impartite mediante le funzioni autorizzate del CRM, salvo obblighi di legge. Le persone autorizzate devono essere vincolate alla riservatezza e accedere soltanto a quanto necessario. Il gestore informa il negoziante se ritiene che un’istruzione violi la normativa sulla protezione dei dati.
Misure e fornitori
Le misure comprendono cifratura del trasporto HTTPS, separazione degli accessi per negozio, permessi dei collaboratori, protezione delle credenziali, registrazione degli eventi e backup con verifiche di integrità. OVHcloud è il fornitore dell’infrastruttura e dell’email. Ulteriori sub-responsabili che trattino dati del negozio richiedono informazione preventiva e possibilità di opposizione motivata; eventuali trasferimenti fuori dallo Spazio economico europeo richiedono le garanzie applicabili.
Diritti e incidenti
PhoneDesk assiste il negoziante, nei limiti delle informazioni e degli strumenti disponibili, nelle richieste degli interessati, nella sicurezza, nelle valutazioni richieste dalla normativa e nella gestione delle violazioni. Una violazione di dati personali deve essere comunicata al negoziante senza ingiustificato ritardo dopo che il gestore ne è venuto a conoscenza, con le informazioni disponibili e i successivi aggiornamenti.
Restituzione, cancellazione e verifiche
Al termine del servizio il negoziante sceglie la restituzione o la cancellazione dei dati, salvo obblighi di conservazione previsti dalla legge. Modalità e tempi dei backup devono essere considerati nell’esecuzione dell’istruzione. Il gestore mette a disposizione le informazioni necessarie a dimostrare gli obblighi del responsabile e consente verifiche concordate, proporzionate e rispettose della sicurezza e dei dati degli altri negozi.