Rollen, Gegenstand und Dauer
Das Geschäft ist Verantwortlicher für die Daten seiner Kunden; der PhoneDesk-Betreiber ist Auftragsverarbeiter für Hosting, Speicherung, Einsichtnahme, technische Verwaltung und Export über den Dienst. Die Verarbeitung dauert während des Vertragsverhältnisses und der vereinbarten Rückgabe- oder Löschungstätigkeiten an. Zu den Kategorien gehören Kunden, Lieferanten und Mitarbeitende mit Stammdaten, Kontaktdaten und Informationen über Geschäftsvorgänge.
Anweisungen und Vertraulichkeit
PhoneDesk verarbeitet diese Daten ausschließlich nach dokumentierten Anweisungen des Geschäfts, einschließlich Anweisungen über autorisierte CRM-Funktionen, soweit keine gesetzliche Pflicht besteht. Befugte Personen müssen zur Vertraulichkeit verpflichtet sein und nur auf notwendige Daten zugreifen. Der Betreiber informiert das Geschäft, wenn er eine Anweisung für datenschutzrechtswidrig hält.
Maßnahmen und Anbieter
Die Maßnahmen umfassen HTTPS-Transportverschlüsselung, getrennte Zugriffe nach Geschäft, Mitarbeiterberechtigungen, Schutz der Zugangsdaten, Ereignisprotokollierung sowie Sicherungskopien mit Integritätsprüfungen. OVHcloud stellt Infrastruktur und E-Mail bereit. Weitere Unterauftragsverarbeiter für Geschäftsdaten erfordern Vorabinformation und die Möglichkeit eines begründeten Widerspruchs; etwaige Übermittlungen außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums erfordern die geltenden Garantien.
Rechte und Vorfälle
Im Rahmen der verfügbaren Informationen und Werkzeuge unterstützt PhoneDesk das Geschäft bei Betroffenenanfragen, Sicherheit, gesetzlich erforderlichen Bewertungen und dem Umgang mit Datenschutzverletzungen. Eine Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten ist dem Geschäft unverzüglich nach Bekanntwerden beim Betreiber mit den verfügbaren Informationen und späteren Aktualisierungen mitzuteilen.
Rückgabe, Löschung und Prüfungen
Am Ende des Dienstes wählt das Geschäft die Rückgabe oder Löschung der Daten, soweit keine gesetzliche Aufbewahrungspflicht besteht. Verfahren und Fristen der Sicherungskopien sind bei der Ausführung der Anweisung zu berücksichtigen. Der Betreiber stellt die zum Nachweis der Pflichten des Auftragsverarbeiters erforderlichen Informationen bereit und ermöglicht vereinbarte, verhältnismäßige Prüfungen unter Wahrung der Sicherheit und der Daten anderer Geschäfte.