So funktioniert PhoneDesk

1. Registrierung, Testphase und Anmeldung

1. Öffnen Sie Registrieren. Geben Sie Geschäft, Ansprechperson, E-Mail, Benutzername und ein Passwort mit mindestens 12 Zeichen ein. Eine Telefonnummer ist optional.
2. Schließen Sie die Sicherheitsprüfung ab und bestätigen Sie die Anfrage für die Testphase. Nach der Registrierung erhalten Sie sofort Zugang zu Ihrem Bereich, ohne Zahlung.
3. Die Testphase dauert genau 7 Tage ab der Registrierung. Datum und Uhrzeit des Ablaufs finden Sie auf der CRM-Startseite.
4. Vereinbaren Sie für die weitere Nutzung die Jahreszahlung mit dem Betreiber. Nur der Betreiber kann die Zahlung bestätigen und 365 Tage aktivieren. Es gibt keine automatische Abbuchung.

Nach Ablauf der Testphase wird der operative Zugang gesperrt. Ihre Daten bleiben gespeichert und werden mit der Aktivierung des Jahresabonnements wieder zugänglich. Dieselbe E-Mail-Adresse kann keine zweite Testphase starten. Verwenden Sie zur erneuten Anmeldung Ihren gewählten Benutzernamen, nicht Ihre E-Mail-Adresse.

Passkeys sind optional. Öffnen Sie nach einer normalen Anmeldung „Anmeldung mit Passkey“ im CRM, geben Sie Ihr Passwort ein und bestätigen Sie auf Ihrem Gerät. Sie können mehrere Geräte hinzufügen und auf derselben Seite entfernen. Auf crm.phonedesk.it können Sie über „Mit Passkey anmelden“ ohne Passwort oder Anti-Bot-Code zugreifen. Ihr Gerät kann Fingerabdruck, Face ID, Touch ID oder PIN verlangen. Die Website erhält keine biometrischen Daten. Passwort und Anti-Bot-Prüfung bleiben als alternative Anmeldung verfügbar. Auf dem Telefon enthält die untere Navigation Startseite, Kunden, Lager, Verkäufe und Mehr. Unter Mehr finden Sie Ausgaben und weitere verfügbare Aktionen. Am Computer befindet sich das Menü links.

2. Kunden: Kontaktdaten, Verlauf und Standort

1. Öffnen Sie Kunden und wählen Sie „+ Kunde“. Geben Sie Name, Telefonnummer, Adresse und Notizen ein.
2. Speichern Sie für WhatsApp eine vollständige Nummer mit Vorwahl, zum Beispiel +39 für Italien. Im Preislistenversand werden Nummern ohne Vorwahl als italienische Nummern behandelt.
3. Nutzen Sie die Suche, um Kontakte schnell zu finden. Öffnen Sie den Kundenverlauf für dessen Vorgänge und verwenden Sie den Kartenlink zur gespeicherten Adresse.
4. Wählen Sie Bearbeiten, um die Daten zu korrigieren. Prüfen Sie vor dem Preislistenversand die Telefonnummer.

Jedes Geschäft hat seine eigenen Kunden. Ein Adressbucheintrag bedeutet keine Einwilligung für Werbung. Senden Sie die Preisliste nur an Personen, die solchen Mitteilungen zugestimmt haben, und beachten Sie Abmeldewünsche.

3. Lager und Erfassung per Foto

Ein Artikel steht für ein einzelnes Telefon. Zwei Geräte desselben Modells können unterschiedliche Kosten, IMEIs und Zustände haben.

1. Lager → „+ Telefon“: Geben Sie Modell, RAM, Speicher, Farbe, Zustand, Einkaufspreis und Verkaufspreis ein. Sie können Akkudaten, Garantie, Notizen und ein Foto ergänzen.
2. Die IMEI ist optional. Sie können das Produkt jetzt erfassen und die IMEI bei der Warenabholung ergänzen. Wenn Sie eine IMEI eintragen, darf sie nicht mit der eines anderen Telefons im Geschäft übereinstimmen.
3. Um weniger Daten einzugeben, wählen Sie „Foto aufnehmen“ und fotografieren Sie das Etikett aus der Nähe, gut beleuchtet und ohne Spiegelungen. Erfassen Sie den Text mit Modell, Speicher, Farbe und IMEI.
4. Prüfen Sie die vorgeschlagenen Felder und wählen Sie „Diese Daten übernehmen“. Ergänzen Sie die Kosten und speichern Sie. Die Erkennung kann Fehler machen: Kontrollieren Sie immer die IMEI-Ziffern und den Speicher.

Das Etikettfoto wird verarbeitet und anschließend gelöscht. Ein mit der Funktion Foto gespeichertes Artikelfoto bleibt dagegen im Lager erhalten. Filter, Suche, Sortierung und Seiten helfen, verfügbare, verkaufte und zu prüfende Telefone zu unterscheiden.

4. Verkäufe, Zahlungseingänge und Inzahlungnahmen

1. Wählen Sie „Verkauf erfassen“, suchen Sie das verfügbare Telefon oder den PC und wählen Sie einen vorhandenen Kunden oder erstellen Sie auf derselben Seite einen neuen.
2. Prüfen Sie Gesamtpreis, Datum und Zahlungsmethode. Die Zusammenfassung zeigt sofort den noch offenen Betrag. Falls der Kunde auf zwei Konten zahlt, wählen Sie „Gemischt“ und geben Sie beide Beträge und Konten an. Das System erstellt zwei Zahlungseingänge für denselben Verkauf.
3. Geben Sie für eine Inzahlungnahme den angerechneten Wert und die Daten des zurückgenommenen Telefons einschließlich Wiederverkaufspreis ein. Das Telefon wird als Inzahlungnahme in Ihr Lager aufgenommen.
4. Speichern Sie nur einmal. Ein Verkauf markiert das Telefon als verkauft und erfasst den ersten Zahlungseingang.
5. Falls ein Restbetrag offen bleibt, verwenden Sie „Zahlungseingang hinzufügen“, sobald die nächste Zahlung eingeht.

Beispiel: Verkauf 500 €, Zahlungseingang 350 € und Inzahlungnahme 100 € → offener Kundenbetrag 50 €. Der Inzahlungnahmewert ist kein Barzahlungseingang.

Aufträge mit mehreren Artikeln und PDF-Angebot

Wählen Sie unter Verkäufe → „Kundenaufträge“ mehrere verfügbare Telefone oder PCs aus und geben Sie für jeden Artikel den Preis an. Sie können auf derselben Seite einen neuen Kunden erstellen. Speichern Sie das Angebot und laden Sie das PDF zum Teilen herunter. Es enthält Artikel, Preise, Gesamtbetrag, Gültigkeit und Notizen. Das Angebot reserviert keine Ware. Wählen Sie bei Annahme durch den Kunden „Auftrag bestätigen“. Alle noch verfügbaren Artikel werden gemeinsam als verkauft markiert und reserviert. Erfassen Sie anschließend einen oder mehrere Zahlungseingänge zum Auftrag. Im Betreiberkonto aktualisiert jeder Zahlungseingang das ausgewählte Konto. Noch nicht bestätigte Angebote können bearbeitet oder storniert werden.

Das Angebot ist ein kaufmännisches, nicht steuerliches Dokument und berechnet keine Umsatzsteuer. Der Umsatzsteuerhinweis ist optional und wird nur gedruckt, wenn Sie ihn nach Prüfung seiner Anwendbarkeit im Angebot eintragen. Verwenden Sie das PDF nicht als Rechnung.

Status, Preise und Stornierungen

Wählen Sie unter Verkäufe „Reserviert“, „Noch zu liefern“, „Abgeschlossen“, „Offene Forderungen“ oder „Rückgaben und Stornierungen“. „Abgeschlossen“ zeigt gelieferte und vollständig bezahlte Artikel. Verwenden Sie bei einem aktiven Verkauf „Preis ändern“. Der neue Preis darf nicht unter den bereits erfassten Zahlungseingängen und der Inzahlungnahme liegen. Für eine fehlerhafte Buchung wählen Sie „Verkauf stornieren“, geben den Grund an und bestätigen. Das Produkt wird wieder verfügbar, Zahlungseingänge werden aus den Salden zurückgebucht und die Buchung bleibt im Verlauf erhalten. Falls die Ware tatsächlich geliefert wurde und der Kunde eine Erstattung erhalten soll, verwenden Sie „Rückgabe erfassen“.

Rückgaben und Korrekturen

Wählen Sie bei einem aktiven Verkauf „Rückgabe erfassen“ und prüfen Sie die Erstattung und den Zustand des zurückgegebenen Telefons. Die Rückgabe bleibt im Verlauf gespeichert und aktualisiert die Berichte. Ein Gerät mit dem Status „Zu prüfen“ muss geprüft und als geprüft markiert werden, bevor es wieder verkauft werden kann. Ein an den Kunden zurückgegebenes Inzahlungnahmegerät darf nicht als verkäuflich verfügbar bleiben.

5. Ausgaben, Einkäufe und Zahlungen

Erfassen Sie unter Ausgaben Beschreibung, Kategorie, Betrag, Zahlungskonto und Datum. Verwenden Sie Bearbeiten, um einen Eintrag zu korrigieren. „Stornieren“ schließt eine fehlerhafte Buchung aus den Berichten aus, erhält sie aber im Verlauf. Dies entspricht keiner tatsächlichen Erstattung.

Der Einkaufspreis eines Telefons und die Zahlung an den Lieferanten sind unterschiedliche Angaben. Erfassen Sie die Einkaufszahlung, wenn Sie die Ware vollständig oder teilweise bezahlen: Der Cashflow berücksichtigt den tatsächlich gezahlten Betrag. Prüfen Sie mögliche Restbeträge. Der Einkaufspreis eines bereits in Vorgänge einbezogenen Telefons darf nicht geändert werden, um Margen rückwirkend zu beeinflussen.

6. Startseite und Finanzberichte

Wählen Sie einen Datumsbereich oder „Gesamter Zeitraum“. Übersicht und Diagramme fassen die im CRM erfassten Kontobewegungen zusammen.

Wählen Sie „Bericht exportieren“, um die CSV-Datei herunterzuladen. Zeitraumfilter berücksichtigen das Datum der Kontobewegungen. Ein Verkauf und ein späterer Zahlungseingang können in unterschiedlichen Zeiträumen liegen. PhoneDesk dient der internen Verwaltung und ersetzt keine steuerliche Buchhaltung.

7. Lieferantenanbindung und Bestellungen

Integrationen werden anhand der Preisliste und des Systems des jeweiligen Lieferanten geprüft. Sie können einen externen Katalog, Aufschläge nach Produktart, Warenanfragen und die Übernahme einer Bestellung umfassen. Sie werden nicht für jedes Konto automatisch aktiviert. Machbarkeit und zusätzliche Kosten werden mit dem Betreiber vereinbart.

1. Suchen Sie im Lieferantenkatalog nach Modell, Speicher und Farbe. Fügen Sie Produkte zur Anfrage hinzu und prüfen Sie die Mengen.
2. Öffnen Sie die Anfrage und hinterlegen Sie die Kontaktdaten des Lieferanten. Bereiten Sie die Nachricht vor und öffnen Sie anschließend WhatsApp oder E-Mail, um sie zu senden. Warten Sie auf die Bestätigung des Lieferanten.
3. Die Anfrage erfasst keine Ware im Lager und stellt keine bestätigte Verfügbarkeit dar.
4. Öffnen Sie nach der Warenabholung „Ihre Aufträge und Anfragen“, wählen Sie den Auftrag und drücken Sie „Ware abgeholt → Ins Lager übernehmen“.
5. Prüfen Sie Kosten, Preise, Datum und gezahlten Betrag. „Vollständig bezahlt“ trägt den Gesamtbetrag ein. Lassen Sie 0 stehen, wenn Sie noch nicht bezahlt haben.
6. Bestätigen Sie die Abholung und übernehmen Sie alle Geräte gemeinsam. Das System verhindert den doppelten Import desselben Auftrags. Ergänzen Sie die IMEIs nach der Abholung.

Öffnen Sie zum Ändern der Smartfix-Aufschläge Lager → Smartfix → Aufschläge. Ändern und speichern Sie die Prozentsätze je Kategorie. Öffnen Sie für ein einzelnes Produkt „Aufschlag dieses Produkts ändern“ in dessen Details, geben Sie den Prozentsatz ein und wählen Sie „Aufschlag speichern“. „Kategorie verwenden“ entfernt die Ausnahme. Der individuelle Prozentsatz hat Vorrang und bleibt nach Katalogaktualisierungen erhalten. Angezeigte Preise und neue PDF-Preislisten verwenden den aktualisierten Wert. Ein Aufschlag von 10% auf 200 € ergibt 220 €. Preislistenpreise werden auf den nächsten vollen Euro aufgerundet: 260,30 € werden zu 261 €. Eine Lieferantenverfügbarkeit ist kein physischer Bestand in Ihrem Geschäft.

8. PDF und Weitergabe über WhatsApp

1. Lager → PDF-Preisliste. Wählen Sie „Nur mein Lager“ oder, falls verfügbar, den angebundenen Katalog.
2. Laden Sie das PDF herunter oder wählen Sie „Mit Kunden auf WhatsApp teilen“. Wählen Sie die Empfänger, auch über „Alle auswählen“, und bestätigen Sie deren Einwilligung zum Preislistenempfang.
3. Wählen Sie „PDF und Nachrichten vorbereiten“. Ungültige und doppelte Nummern werden ausgeschlossen. Der Link ist höchstens 7 Tage gültig, bei früherem Ablauf des Zugangs entsprechend kürzer.
4. Auf einem kompatiblen Telefon öffnet „PDF vom Telefon teilen“ das Teilen-Menü. Wählen Sie dort WhatsApp und anschließend die Empfänger in der App. Falls der Browser dies nicht unterstützt, laden Sie das PDF herunter und hängen Sie es manuell an.
5. Verwenden Sie für Einzelmitteilungen „Nachricht in WhatsApp öffnen“, senden Sie in der App, kehren Sie zum CRM zurück und wählen Sie „Nächster Kunde“. Sie können den Nachrichtentext bearbeiten: {nome} wird durch den Kundennamen und {link} durch den PDF-Link ersetzt.

Der Link zeigt nur das PDF und gewährt keinen Zugang zum CRM. Er enthält keine Einkaufskosten, Aufschläge, IMEIs oder Kundendaten. Es handelt sich um eine Momentaufnahme der Produkte zum Zeitpunkt der Erstellung. Erstellen Sie eine neue Preisliste, wenn sich Preise ändern. Sie können den Link im Verlauf widerrufen. Eine bereits heruntergeladene Kopie bleibt auf dem Gerät des Empfängers. „Nachricht geöffnet“ bedeutet nicht „gesendet“.

9. WhatsApp-API: Versand direkt aus dem CRM

Diese Option verwendet WhatsApp Business Platform / Cloud API. Allein die WhatsApp-Business-App stellt keine API-Zugangsdaten bereit. Meta-Konfiguration und mögliche Kosten sind vom PhoneDesk-Abonnement getrennt.

A. Meta-Konto vorbereiten

1. Melden Sie sich bei Meta for Developers und Ihrem Unternehmensportfolio an. Erstellen oder konfigurieren Sie eine App für WhatsApp / Business Messaging und verbinden Sie Ihr WhatsApp-Business-Konto.
2. Schließen Sie die erforderlichen Prüfungen im Meta-Verwaltungsbereich ab, fügen Sie die Telefonnummer hinzu und richten Sie bei Bedarf die Zahlungsmethode ein. Ob Sie Ihre bisherige Nummer gleichzeitig in der App und über die API verwenden können, hängt vom Einrichtungsweg und der möglichen Unterstützung der parallelen Nutzung ab. Prüfen Sie dies bei Meta, bevor Sie die Nummer migrieren.
3. Ermitteln Sie in der API-Konfiguration die Phone Number ID. Dies ist weder die Telefonnummer noch die WhatsApp Business Account ID.
4. Für Tests können Sie den temporären Token und die von Meta freigegebenen Testnummern verwenden. Erstellen Sie für den laufenden Betrieb einen Systemtoken mit Zugriff auf die richtigen Ressourcen und der Berechtigung whatsapp_business_messaging. Gültigkeit und Widerruf hängen von der Meta-Konfiguration ab. Verwenden Sie den temporären Token nicht im Produktivbetrieb.
5. Notieren Sie die in Ihrem Verwaltungsbereich unterstützte Graph-API-Version sowie Name und Sprache der Vorlage. Geben Sie den Token nicht an Kunden weiter.

B. Preislistenvorlage erstellen

Erstellen Sie unter WhatsApp Manager → Nachrichtenvorlagen eine Vorlage in der passenden Kategorie für eine Werbepreisliste (üblicherweise Marketing), in italienischer Sprache und mit Kopfzeile Dokument. Laden Sie ein Beispiel-PDF hoch, falls Meta es zur Genehmigung verlangt.

Name: listino_phonedesk
Kopfzeile: Dokument (PDF)
Nachricht: Hallo {{1}}, hier ist unsere aktuelle Preisliste.
Schreiben Sie uns, um die Verfügbarkeit der Produkte zu prüfen.
Wenn Sie keine weiteren Preislisten wünschen, teilen Sie uns dies bitte in Ihrer Antwort mit.

Diese Integration unterstützt ein PDF-Dokument und einen Nachrichtentext ohne Variablen oder mit genau einer positionsabhängigen Variable {{1}} für den Kundennamen. Fügen Sie ohne Anpassung der Integration keine weiteren Parameter oder dynamischen Schaltflächen hinzu. Warten Sie auf die Genehmigung der Vorlage durch Meta und verwenden Sie exakt den genehmigten Namen und Sprachcode.

C. Zugangsdaten im CRM hinterlegen

1. Lager → PDF-Preisliste → Mit Kunden teilen → „Direktversand einrichten · WhatsApp-API“.
2. Geben Sie Phone Number ID, Graph-API-Version, Token, Vorlagenname und Sprache ein. Wählen Sie je nach genehmigtem Nachrichtentext „Eine Variable: Kundenname“ oder „Keine Variable“.
3. Speichern Sie die Konfiguration. Der Token wird in der Serverdatenbank verschlüsselt und nicht an den Browser zurückgegeben. Lassen Sie das Feld bei späteren Änderungen leer, um ihn beizubehalten.
4. Bereiten Sie die Preisliste erneut vor, um die Versandschaltfläche zu aktivieren. Wählen Sie vor dem Versand an alle einen einzelnen Empfänger, der dem Test zugestimmt hat. Bestätigen Sie und prüfen Sie das Ergebnis bei Meta und auf seinem Telefon.

D. Versand und Prüfung der Ergebnisse

Bestätigen Sie die Empfänger, deren Einwilligung und mögliche Meta-Kosten und wählen Sie „Über API senden“. Der Server sendet die Vorlage mit der PDF-Datei nacheinander an die ausgewählten Nummern. Prüfen Sie die Warteschlange über „Versandstatus aktualisieren“. Nach dem Start läuft der Versand auf dem Server weiter, auch wenn Sie die Seite schließen.

Dieselbe Preisliste wird nicht zweimal über die API gesendet. Bei ungewissen Ergebnissen erfolgen keine automatischen Wiederholungen, um Duplikate zu vermeiden. Webhooks für Zustellung und Lesestatus sind noch nicht angebunden. Prüfen Sie die Zustellung bei Meta. Das CRM unterstützt einen aktiven Versand pro Geschäft und bis zu 500 Empfänger pro Preisliste; Meta kann strengere Grenzen und Bedingungen vorgeben. Ein Widerruf des Links stoppt beim nächsten Kontrollschritt noch wartende Empfänger, ruft aber bereits angenommene Nachrichten nicht zurück.

Offizielle Referenzen: Cloud API, Meta-API-Sammlung und Richtlinien für Geschäftsnachrichten. Oberflächen und Anforderungen des Meta-Dienstes können sich ändern.

10. Verwaltungsbereich des Betreibers

Die Verwaltung ist dem Plattformbetreiber vorbehalten. Händler können keine weiteren Geschäfte erstellen oder Verlängerungen verwalten.

1. Neue Registrierungen erstellen automatisch ein Geschäft in der Testphase. Der Verwaltungsbereich zeigt Status, Ablaufdatum und Kontaktdaten der Ansprechperson.
2. Wählen Sie nach Erhalt der Zahlung „Jahresabonnement aktivieren“, prüfen Sie das vorgesehene Ablaufdatum und bestätigen Sie die Zahlung. Das erste Jahresabonnement beginnt mit Ihrer Bestätigung und dauert 365 Tage; verbleibende Testtage werden nicht hinzugerechnet.
3. Bei einem aktiven Jahresabonnement fügt die Verlängerung 365 Tage zum Ablaufdatum hinzu. Ist es bereits abgelaufen, beginnt es ab der Bestätigung neu.
4. Mit „+ Geschäft“ können Sie manuell ein Jahreskonto erstellen. Ältere ausstehende Anfragen können in der eigenen Warteschlange bearbeitet werden.

11. Statistiken, PCs und Finanzierungen des Betreibers

Diese Funktionen sind nur im Betreiberkonto sichtbar. Die Startseite zeigt Nettoverkäufe, Marge, Zahlungseingänge, Kundenforderungen, zu bezahlende Ware, Wert verfügbarer Ware, Monatsdiagramm und Ranglisten von Modellen und Kunden. Über „Statistiken nach Tag und Monat“ öffnen Sie Details der letzten 7 oder 30 Tage und der letzten 6 oder 12 Monate. Jeder Zeitraum zeigt Verkäufe, Zahlungseingänge, Marge, Ergebnis, Ausgaben und den Geldfluss der CRM-Vorgänge. „Heute“, „Dieser Monat“ und „Letzter Monat“ beziehen sich auf den aktuellen Kalender; der Datumsfilter gilt für die Detailansicht. Er betrifft die Kontobewegungen im Zeitraum. Forderungen, Lieferantenschulden und Lagerwert zeigen den aktuellen Stand. Unter Verkäufe trennen „Verkäufe“ und „Verfügbar“ die Geschäftsvorgänge von weiterhin verkäuflichen Artikeln.

Zahlung der Lenovo-PCs

Geben Sie beim Erfassen eines PCs an, ob er bezahlt, noch zu bezahlen oder teilweise bezahlt ist. Öffnen Sie bei einem vor Einführung dieser Funktion erfassten PC dessen Lagerdetails und legen Sie die Anfangszahlung fest. Das System nimmt nicht automatisch eine Schuld an. Verwenden Sie „Zahlung erfassen“, wenn Sie weitere Beträge an den Lieferanten zahlen. Der Restbetrag sinkt und wird in der Statistik der zu bezahlenden Ware angezeigt. Wenn Sie einen zuvor erfassten PC als bereits bezahlt kennzeichnen, ist diese Zahlung ein historischer Eintrag. Sie reduziert die Lieferantenschuld, erzeugt aber keinen neuen Abfluss im Cashflow. Später neu erfasste Zahlungen werden dagegen im Geldfluss des Zeitraums berücksichtigt. Neue Lieferantenzahlungen belasten automatisch das ausgewählte Konto. Bereits in den Anfangssalden enthaltene Zahlungen werden als historisch markiert und nicht erneut abgezogen.

Kredite und Raten in Mein Kapital

Öffnen Sie „Mein Kapital“ → „+ Finanzierung“. Geben Sie den Namen, das Zahlungskonto, den noch zurückzuzahlenden Gesamtbetrag einschließlich vorgesehener Raten, die Ratenhöhe und den nächsten Fälligkeitstermin ein. Das System zeigt Restschuld, Anzahl der Raten und voraussichtliches Enddatum; die letzte Rate kann kleiner als die übliche Rate sein. Falls bereits vor der Erfassung Raten bezahlt wurden, ergänzen Sie deren Anzahl, Gesamtbetrag und eine Notiz im Finanzierungsverlauf. Sie werden nicht erneut vom Konto abgezogen. Zum monatlichen Fälligkeitstermin wird der Betrag automatisch vom ausgewählten Konto abgebucht. Sie können Raten aussetzen oder wieder aktivieren und eine Sonderzahlung erfassen. Tragen Sie dieselbe Finanzierung nicht zusätzlich unter „Wiederkehrende Ausgaben“ ein, da der Saldo sonst doppelt belastet würde. Verkäufe, bezahlte Einkäufe, Erstattungen und einmalige Ausgaben aktualisieren das ausgewählte Konto automatisch. Erfassen Sie denselben Vorgang nicht noch einmal im Kapitalbereich.

Neue Kunden suchen

Öffnen Sie Kunden → Neue Kunden finden. Wählen Sie „Meinen Standort verwenden“ und erlauben Sie dem Browser den Zugriff, oder geben Sie einen Ort ein und wählen Sie den passenden Treffer. Legen Sie den Radius zwischen 5 und 50 km und die Geschäftsart fest und wählen Sie „Geschäfte suchen“. Die schnelle Suche nutzt Photon; die ausführliche Suche fragt Overpass/OpenStreetMap ab. Ist dieser Dienst ausgelastet, verwendet das CRM die schnellen Ergebnisse. Es wird weder ein API-Schlüssel noch ein API-Abonnement benötigt. Die Abdeckung hängt von den durch OpenStreetMap-Mitwirkende erfassten Geschäften ab und stellt kein vollständiges Verzeichnis aller Geschäfte in der Umgebung dar. Prüfen Sie Kontaktdaten und Öffnungszeiten vor Ihrem Besuch.

Filtern Sie die Ergebnisse nach Art und wählen Sie „Zu den zu besuchenden Kontakten hinzufügen“. Unter „Zu kontaktieren“ können Sie Priorität, Termin, Notizen und Ergebnis erfassen. Die Geschäfte werden nach Ort gruppiert. Setzen Sie nach dem Besuch den Status „Interessiert“ und wählen Sie „Zu meinen Kunden verschieben“. Der Kontakt wird mit einem Link zum Suchverlauf in das Adressbuch übernommen. Kennzeichnungen zu Geschäftsmerkmalen müssen von Ihnen geprüft werden; die Software leitet daraus keine Nationalität der Beschäftigten ab.

Wählen Sie zur Tagesplanung mehrere Stationen aus und drücken Sie „Route vorbereiten“. Das CRM schlägt eine Reihenfolge nach geografischer Nähe vor und erstellt eine oder mehrere Teilrouten zum Öffnen in Google Maps. Maps berechnet Straßen und Fahrzeiten. Wählen Sie zuerst den Startpunkt. Bei mehr als vier Zielen werden mehrere Teilrouten erstellt, um die mobilen Maps-Grenzen einzuhalten. Ihr Standort wird nur auf Ihre Anforderung verwendet.

Unter „Meine Kunden“ finden Sie das nach Land und Ort gegliederte Adressbuch mit Suche und Filter. Ergänzen Sie Ort, Provinz, Land und Kategorie, indem Sie die Daten bereits erfasster Kunden bearbeiten.

Quellen: Daten © OpenStreetMap-Mitwirkende · Photon.

12. Sicherheit und Fehlerbehebung

Wenn Sie die Seite aktualisieren, öffnet das CRM erneut den zuletzt angezeigten Bereich und dessen Unterseite, zum Beispiel Verkäufe → Kundenaufträge oder Lager → PCs. Verwenden Sie HTTPS und lange, einzigartige Passwörter. Teilen Sie das Betreiberkonto nicht. Das System prüft Sitzung, Änderungsanfragen und den Datenzugriff für das jeweilige Geschäft. Wiederholte Anmeldeversuche werden begrenzt. PDF-Links sind für alle zugänglich, die den Link besitzen. Senden Sie sie nur an ausgewählte Empfänger und widerrufen Sie sie bei Bedarf.

Backups müssen Datenbank, Fotos und Serverschlüssel enthalten. Der Schlüssel wird auch zur Entschlüsselung der API-Tokens benötigt. Ein lokales VPS-Backup ersetzt keine externe Kopie. Kein System kann absolute Sicherheit garantieren: Aktualisierungen, Backups und regelmäßige Kontrollen bleiben erforderlich.

• Sicherheitscode abgelaufen: Erzeugen Sie einen neuen Code und versuchen Sie es erneut. Verwenden Sie keinen Code eines früheren Versuchs.
• Sitzung abgelaufen: Laden Sie die Seite neu und melden Sie sich vor dem Speichern erneut an.
• Foto schwer lesbar: Reinigen Sie das Objektiv, beleuchten Sie das Etikett, vermeiden Sie Spiegelungen und prüfen Sie fehlende Felder manuell.
• PDF mit veralteter Verfügbarkeit: Aktualisieren Sie Lager oder Katalog und erstellen Sie eine neue Preisliste.
• WhatsApp öffnet sich nicht: Prüfen Sie Telefonnummer und Vorwahl. Versuchen Sie es auf einem Telefon mit installierter App oder verwenden Sie WhatsApp Web.
• API nicht eingerichtet: Vervollständigen Sie die Zugangsdaten. Verwenden Sie nach Änderungen der Vorlage den exakten Namen und die genaue Sprache der Meta-Genehmigung.