Cómo funciona PhoneDesk

1. Registro, prueba y acceso

1. Abre Registrarse. Indica la tienda, la persona de contacto, el correo electrónico, el nombre de usuario y una contraseña de al menos 12 caracteres. El teléfono es opcional.
2. Completa la verificación de seguridad y confirma la solicitud de prueba. Tras registrarte tendrás acceso inmediato a tu espacio, sin pagar.
3. La prueba dura exactamente 7 días desde el registro. En el inicio del CRM encontrarás la fecha y la hora de finalización.
4. Para continuar, acuerda el pago anual con el administrador. Solo el propietario puede confirmar el pago y activar 365 días. No hay cargos automáticos.

Al finalizar la prueba se bloquea el acceso operativo. Los datos se conservan y vuelven a estar disponibles al activar la suscripción anual. Una misma dirección de correo no permite iniciar otra prueba. Para volver a acceder, usa el nombre de usuario elegido, no el correo electrónico.

Las passkeys son opcionales: después de iniciar sesión normalmente, abre «Acceso con passkey» desde el CRM, introduce la contraseña y confirma en el dispositivo. Puedes añadir varios dispositivos y eliminarlos desde la misma página. En crm.phonedesk.it, el botón «Iniciar sesión con passkey» permite acceder sin escribir la contraseña ni el código antibot; el dispositivo puede pedir la huella, Face ID, Touch ID o el PIN. El sitio no recibe datos biométricos. La contraseña y la verificación antibot siguen disponibles como método alternativo. En el teléfono, la barra inferior contiene Inicio, Clientes, Inventario, Ventas y Más. Desde Más accedes a Gastos y a las demás acciones disponibles. En el ordenador encontrarás el menú a la izquierda.

2. Clientes: contactos, historial y ubicación

1. Abre Clientes y pulsa «+ Cliente». Introduce el nombre, el teléfono, la dirección y las notas.
2. Para WhatsApp guarda un número completo con prefijo, por ejemplo +39 para Italia. Los números sin prefijo en el flujo de tarifas se tratan como italianos.
3. Usa la búsqueda para encontrar rápidamente un contacto. Abre el historial del cliente para consultar las operaciones y usa el enlace al mapa para ver la dirección registrada.
4. Pulsa Editar para corregir los datos. Comprueba el número antes de enviar una tarifa.

Cada tienda tiene sus propios clientes. Estar en los contactos no equivale a consentir promociones: envía la tarifa solo a quienes hayan aceptado este tipo de comunicación y respeta las solicitudes de dejar de recibirla.

3. Inventario y registro a partir de una foto

Cada artículo representa un teléfono. Dos dispositivos del mismo modelo pueden tener costes, IMEI y estados distintos.

1. Inventario → «+ Teléfono»: introduce el modelo, la RAM, la memoria, el color, el estado, el coste y el precio de venta. Puedes añadir batería, garantía, notas y una foto.
2. El IMEI es opcional. Puedes registrar el producto ahora y completar el IMEI al recoger la mercancía. Si lo introduces, no debe duplicar el de otro teléfono de la tienda.
3. Para reducir la introducción manual, pulsa «Tomar una foto» y fotografía la etiqueta de cerca, bien iluminada y sin reflejos. Encuadra el texto con el modelo, la memoria, el color y el IMEI.
4. Comprueba los campos propuestos y pulsa «Aplicar estos datos». Completa los costes y guarda. El reconocimiento puede fallar: revisa siempre las cifras del IMEI y la memoria.

La foto de la etiqueta se procesa y después se elimina. En cambio, la foto del artículo guardada mediante Foto permanece en el inventario. Los filtros, la búsqueda, la ordenación y las páginas ayudan a distinguir teléfonos disponibles, vendidos y pendientes de revisar.

4. Ventas, cobros y canjes

1. Pulsa «Registrar venta», busca el teléfono o PC disponible y elige un cliente existente o crea uno en la misma pantalla.
2. Comprueba el precio total, la fecha y el método de pago. El resumen muestra al momento cuánto queda por cobrar. Si el cliente paga en dos cuentas, elige «Mixto» e indica los dos importes y las cuentas utilizadas: el sistema crea dos cobros para la misma venta.
3. Para un canje, indica el valor reconocido y los datos del teléfono recibido, incluido su precio de reventa. El teléfono se incorpora a tu inventario como canje.
4. Guarda una sola vez. Una venta marca el teléfono como vendido y registra el cobro inicial.
5. Si queda un saldo pendiente, usa «Añadir cobro» cuando recibas el siguiente pago.

Ejemplo: venta de 500 €, cobro de 350 € y canje de 100 € → saldo del cliente de 50 €. El valor del canje no es un cobro en efectivo.

Pedidos con varios artículos y presupuesto PDF

En Ventas → «Pedidos de clientes», elige varios teléfonos o PC disponibles e indica el precio de cada uno. Puedes crear un cliente nuevo en la misma pantalla. Guarda el presupuesto y descarga el PDF para compartirlo: contiene artículos, precios, total, validez y notas. El presupuesto no reserva la mercancía. Cuando el cliente acepte, pulsa «Confirmar pedido»: todos los artículos aún disponibles se marcarán como vendidos y quedarán reservados juntos. Después registra uno o varios cobros del pedido; en la cuenta del propietario, cada cobro actualiza la cuenta elegida. Puedes modificar o anular un presupuesto aún no confirmado.

El presupuesto es un documento comercial no fiscal y no calcula el IVA. El texto sobre IVA es opcional y solo se imprime si lo incluyes en el presupuesto después de comprobar su aplicabilidad. No uses el PDF como factura.

Estados, precios y anulaciones

En Ventas elige «Reservados», «Por entregar», «Completadas», «Por cobrar» o «Devueltas y anuladas». «Completadas» muestra artículos entregados y pagados. En una venta activa usa «Modificar precio»: el nuevo precio no puede ser inferior a los cobros y al canje ya registrados. Para un registro incorrecto usa «Anular venta», indica el motivo y confirma: el producto vuelve a estar disponible, los cobros se revierten en los saldos y el registro se conserva en el historial. Si realmente has entregado la mercancía y debes reembolsar al cliente, usa «Registrar devolución».

Devoluciones y correcciones

En una venta activa, usa «Registrar devolución» y comprueba el reembolso y el estado del teléfono devuelto. La devolución se conserva en el historial y actualiza los informes. Un dispositivo «Pendiente de revisar» debe comprobarse y marcarse como revisado antes de revenderlo. Un artículo de canje devuelto al cliente no debe seguir disponible para vender.

5. Gastos, compras y pagos

En Gastos registra la descripción, la categoría, el importe, la cuenta utilizada y la fecha. Para corregir un registro usa Editar. «Anular» excluye un registro incorrecto de los informes pero lo conserva en el historial; no representa un reembolso real.

El coste de un teléfono y el pago al proveedor son datos distintos. Usa el pago de la compra cuando abones toda o parte de la mercancía: el flujo de caja tiene en cuenta el dinero realmente pagado. Revisa los importes que queden por pagar. No modifiques el coste de un teléfono que ya interviene en operaciones para alterar los márgenes retroactivamente.

6. Inicio e informes financieros

Selecciona el intervalo de fechas o «Todo el periodo». Las tarjetas y los gráficos resumen los movimientos registrados en el CRM.

Pulsa «Exportar informe» para obtener el CSV. Los filtros de periodo siguen las fechas de los movimientos: una venta y un cobro posterior pueden pertenecer a periodos distintos. PhoneDesk está destinado a la gestión interna y no sustituye la contabilidad fiscal.

7. Integraciones con proveedores y pedidos

Las integraciones se evalúan según la tarifa y el sistema de cada proveedor. Pueden incluir un catálogo externo, recargos por tipo de producto, solicitudes de mercancía e importación de pedidos. No se activan automáticamente en todas las cuentas; la viabilidad y el coste adicional se acuerdan con el administrador.

1. Busca el modelo, la memoria y el color en el catálogo del proveedor; después añade los productos a la solicitud y comprueba las cantidades.
2. Abre la solicitud y configura los datos de contacto del proveedor. Prepara el mensaje y después abre WhatsApp o el correo para enviarlo y esperar la confirmación del proveedor.
3. La solicitud no añade mercancía al inventario ni equivale a una disponibilidad confirmada.
4. Cuando recojas la mercancía, abre «Tus pedidos y solicitudes», selecciona el pedido y pulsa «Mercancía recogida → Registrar en inventario».
5. Comprueba costes, precios, fecha e importe pagado. «He pagado todo» completa el total; deja 0 si todavía no has pagado.
6. Confirma la recogida y registra todas las unidades a la vez. El sistema impide importar el mismo pedido dos veces. Completa los IMEI después de la recogida.

Para cambiar los recargos de Smartfix, abre Inventario → Smartfix → Recargos: modifica y guarda los porcentajes por categoría. Para un producto, abre «Modificar recargo de este producto» en su ficha, indica el porcentaje y pulsa «Guardar recargo». «Usar categoría» elimina la excepción. El porcentaje personalizado tiene prioridad y se conserva tras las actualizaciones del catálogo; los precios mostrados y las nuevas tarifas PDF usan el valor actualizado. Un recargo del 10% sobre 200 € da 220 €. Los precios de las tarifas se redondean al euro superior: 260,30 € pasa a 261 €. La disponibilidad del proveedor no equivale a existencias físicas en tu tienda.

8. PDF y envío por WhatsApp

1. Inventario → Tarifa PDF. Elige «Solo mi inventario» o, si está disponible, el catálogo integrado.
2. Descarga el PDF o pulsa «Compartir con los clientes por WhatsApp». Selecciona los destinatarios, también mediante «Seleccionar todos», y confirma que han aceptado la tarifa.
3. Pulsa «Preparar PDF y mensajes». Se excluyen los números no válidos y duplicados. El enlace es válido durante un máximo de 7 días, o hasta el vencimiento del acceso si es anterior.
4. En un teléfono compatible, «Compartir PDF desde el teléfono» abre el menú de compartir: elige WhatsApp y los destinatarios en la aplicación. Si el navegador no lo admite, descarga el PDF y adjúntalo manualmente.
5. Para mensajes individuales usa «Abrir mensaje en WhatsApp», envíalo en la aplicación, vuelve al CRM y pulsa «Siguiente cliente». Puedes editar el mensaje: {nome} se sustituye por el nombre del cliente y {link} por el enlace al PDF.

El enlace muestra solo el PDF, sin acceso al CRM. No incluye costes, recargos, IMEI ni datos de clientes. Es una copia de los productos en el momento de prepararla: si cambian los precios, genera otra tarifa. Puedes revocar el enlace desde el historial. Una copia ya descargada por el destinatario permanece en su dispositivo. «Mensaje abierto» no significa «enviado».

9. API de WhatsApp: envío directamente desde el CRM

Esta opción usa WhatsApp Business Platform / Cloud API. Tener solo la aplicación WhatsApp Business no proporciona credenciales de API automáticamente. La configuración de Meta y sus posibles costes son independientes de la suscripción a PhoneDesk.

A. Prepara la cuenta de Meta

1. Accede a Meta for Developers y a tu portfolio empresarial. Crea o configura una aplicación con el caso de uso WhatsApp / Business Messaging y vincula tu cuenta de WhatsApp Business.
2. Completa las verificaciones requeridas en el panel de Meta, añade el número de teléfono y configura el método de pago si se solicita. El uso de tu número actual en la aplicación y en las API depende del proceso de incorporación y de la posible disponibilidad de coexistencia: consulta Meta antes de migrar el número.
3. En la configuración de API, identifica el Phone Number ID: no es el número de teléfono ni el WhatsApp Business Account ID.
4. Para las pruebas puedes usar el token temporal y los números de prueba habilitados por Meta. Para un uso continuado, prepara un token del sistema con acceso a los recursos correctos y el permiso whatsapp_business_messaging. La duración y la revocación dependen de la configuración de Meta: no uses el token temporal en producción.
5. Anota la versión de Graph API compatible con tu panel, el nombre y el idioma de la plantilla. No compartas el token con los clientes.

B. Crea la plantilla de la tarifa

En WhatsApp Manager → Plantillas de mensajes, crea una plantilla con la categoría adecuada para la tarifa promocional (normalmente Marketing), idioma italiano y cabecera Documento. Sube un PDF de demostración si Meta lo solicita para aprobarla.

Nombre: listino_phonedesk
Cabecera: Documento (PDF)
Cuerpo: Hola, {{1}}. Aquí tienes nuestra tarifa actualizada.
Escríbenos para consultar la disponibilidad de los productos.
Si no deseas recibir más tarifas, indícanoslo respondiendo.

Esta integración admite un documento PDF y un cuerpo sin variables o con una única variable posicional {{1}} para el nombre del cliente. No añadas otros parámetros ni botones dinámicos sin adaptar la integración. Espera a que Meta apruebe la plantilla y usa exactamente el nombre y el código de idioma aprobados.

C. Introduce las credenciales en el CRM

1. Inventario → Tarifa PDF → Compartir con los clientes → «Configurar envío directo · API de WhatsApp».
2. Introduce Phone Number ID, la versión de Graph API, el token, el nombre de la plantilla y el idioma. Elige «Una variable: nombre del cliente» o «Sin variables» según el cuerpo aprobado.
3. Guarda la configuración. El token se cifra en la base de datos del servidor y no se devuelve al navegador. Para conservarlo, deja el campo vacío al editarlo más adelante.
4. Prepara de nuevo la tarifa para habilitar el botón de envío. Antes de enviarla a todos, selecciona un único destinatario que haya aceptado la prueba, confirma y comprueba el resultado en Meta y en su teléfono.

D. Envío y seguimiento de resultados

Confirma los destinatarios, el consentimiento y los posibles costes de Meta, y pulsa «Enviar mediante API». El servidor envía la plantilla con el PDF a los números seleccionados, uno tras otro. Usa «Actualizar resultados» para consultar la cola. Una vez iniciado, el envío continúa en el servidor aunque cierres la página.

Una misma tarifa no se envía dos veces mediante API. Para evitar duplicados, no hay reintentos automáticos cuando el resultado es incierto. Los webhooks de entrega y lectura aún no están conectados: consulta Meta para confirmar la entrega. El CRM admite un envío activo por tienda y hasta 500 destinatarios por tarifa; los límites y las condiciones de Meta pueden ser más restrictivos. La revocación del enlace detiene, en la siguiente comprobación, los destinatarios aún en cola, pero no retira los mensajes ya aceptados.

Referencias oficiales: Cloud API, colección de API de Meta y política de mensajes empresariales. Las pantallas y los requisitos del servicio de Meta pueden cambiar.

10. Panel del propietario

La administración está reservada al propietario de la plataforma. Los comerciantes no pueden crear otras tiendas ni gestionar renovaciones.

1. Los nuevos registros crean automáticamente una tienda en prueba. En el panel encontrarás su estado, la fecha de finalización y los datos de contacto del responsable.
2. Tras recibir el pago, pulsa «Activar suscripción anual», revisa la fecha de vencimiento prevista y confirma el pago. La primera anualidad empieza con tu confirmación y dura 365 días; no se añaden los días restantes de la prueba.
3. Para una suscripción anual ya activa, la renovación añade 365 días al vencimiento. Si ha caducado, empieza desde la confirmación.
4. «+ Tienda» permite crear manualmente una cuenta anual. Las solicitudes antiguas pendientes pueden gestionarse en la cola específica.

11. Estadísticas, PC y financiación del propietario

Estas funciones solo aparecen en la cuenta del propietario. En Inicio encontrarás ventas netas, margen, cobros, importes pendientes de clientes, mercancía por pagar, valor de la mercancía disponible, gráfico mensual y clasificaciones de modelos y clientes. El enlace «Estadísticas por día y mes» abre el detalle de los últimos 7 o 30 días y de los últimos 6 o 12 meses. Cada periodo muestra ventas, cobros, margen, resultado, gastos y flujo de las operaciones del CRM. «Hoy», «Este mes» y «Mes pasado» siguen el calendario actual; el filtro de fechas actúa sobre el detalle. El filtro afecta a los movimientos del periodo; los importes pendientes de clientes, las deudas con proveedores y el valor del inventario muestran la situación actual. En Ventas, las pestañas «Ventas» y «Disponibles» separan las operaciones de los artículos aún vendibles.

Pago de los PC Lenovo

Al registrar un PC, indica si ya está pagado, pendiente de pago o pagado parcialmente. Para un PC registrado antes de esta función, abre su ficha en Inventario y define el pago inicial: el sistema no presupone que exista una deuda. Cuando abones más importes al proveedor, usa «Registrar pago»; el saldo pendiente se reduce y aparece en las estadísticas de mercancía por pagar. Si marcas como pagado un PC registrado anteriormente, el pago es un registro histórico: reduce la deuda con el proveedor pero no genera una nueva salida en el flujo de caja. Los pagos posteriores sí entran en el flujo del periodo. Los nuevos pagos a proveedores se descuentan automáticamente de la cuenta elegida; los ya incluidos en los saldos iniciales se marcan como históricos y no vuelven a descontarse.

Préstamos y cuotas en mi capital

Abre «Mi capital» → «+ Financiación». Introduce el nombre, la cuenta desde la que pagas, el total pendiente de devolución incluidas las cuotas previstas, el importe de la cuota y el próximo vencimiento. El sistema muestra el saldo pendiente, el número de cuotas y la fecha prevista de finalización; la última cuota puede ser inferior a la habitual. Si ya habías pagado algunas cuotas antes del registro, añade el número, el total y una nota al historial de la financiación: no se descontarán otra vez de la cuenta. Al vencimiento mensual, el importe se resta automáticamente de la cuenta elegida. Puedes suspender o reactivar las cuotas y registrar un pago extra. No registres la misma financiación en «Gastos recurrentes», pues el saldo se reduciría dos veces. Las ventas, las compras pagadas, los reembolsos y los gastos puntuales actualizan automáticamente la cuenta elegida. No vuelvas a registrar el mismo movimiento en el capital.

Búsqueda de nuevos clientes

Abre Clientes → Buscar nuevos clientes. Pulsa «Usar mi ubicación» y autoriza al navegador, o escribe una localidad y elige el resultado correcto. Define un radio de 5 a 50 km, el tipo de actividad y pulsa «Buscar negocios». La búsqueda rápida usa Photon y la avanzada consulta Overpass/OpenStreetMap; si este servicio está ocupado, el CRM vuelve a los resultados rápidos. No se necesita una clave ni una suscripción a una API. La cobertura depende de los negocios registrados por los colaboradores de OpenStreetMap; no representa una lista completa de las tiendas de la zona. Comprueba los datos de contacto y los horarios antes de la visita.

Filtra los resultados por tipo y pulsa «Añadir a contactos por visitar». En «Por contactar» puedes indicar prioridad, cita, notas y resultado. Los negocios se agrupan por localidad. Después de la visita, selecciona «Interesado» y usa «Mover a mis clientes»: la ficha se añade a tus contactos con un enlace al historial de búsqueda. Debes comprobar tú las etiquetas sobre las características de la tienda; el programa no presupone la nacionalidad de las personas que trabajan en un negocio.

Para planificar una jornada, selecciona varias paradas y pulsa «Preparar itinerario». El CRM propone un orden por proximidad geográfica y crea uno o varios tramos para abrir en Google Maps, que calcula las rutas y los tiempos. Selecciona primero el punto de salida. Con más de cuatro destinos se generan varios tramos para respetar los límites de Maps en los teléfonos. La ubicación solo se usa cuando la solicitas.

En «Mis clientes» encontrarás los contactos agrupados por país y localidad, con búsqueda y filtros. Puedes completar la localidad, la provincia, el país y la categoría editando la ficha de cada cliente ya registrado.

Fuentes: datos © colaboradores de OpenStreetMap · Photon.

12. Seguridad y resolución de problemas

Al actualizar la página, el CRM vuelve a abrir la sección y la pestaña que estabas consultando, por ejemplo Ventas → Pedidos de clientes o Inventario → PC. Usa HTTPS y contraseñas largas y únicas. No compartas la cuenta del propietario. El sistema comprueba la sesión, las solicitudes de modificación y el acceso a los datos de cada tienda; los intentos repetidos de acceso están limitados. Los enlaces PDF son accesibles a quien tenga el enlace: envíalos solo a los destinatarios elegidos y revócalos cuando sea necesario.

Las copias de seguridad deben incluir la base de datos, las fotos y la clave del servidor: esta última también permite descifrar los tokens de API. La copia local del VPS no sustituye una copia externa. Ningún sistema garantiza una protección absoluta: las actualizaciones, las copias de seguridad y las revisiones periódicas siguen siendo necesarias.

• Código de seguridad caducado: genera otro código y vuelve a intentarlo. No reutilices el de un intento anterior.
• Sesión caducada: recarga la página e inicia sesión de nuevo antes de guardar.
• Foto poco legible: limpia la lente, ilumina la etiqueta, evita reflejos y revisa manualmente los campos que faltan.
• PDF con disponibilidad desactualizada: actualiza el inventario o catálogo y crea una nueva tarifa.
• WhatsApp no se abre: comprueba el número y el prefijo; prueba desde un teléfono con la aplicación instalada o usa WhatsApp Web.
• API sin configurar: completa la sección de credenciales. Para cambiar la plantilla, usa el nombre y el idioma exactos tras la aprobación de Meta.