Comment fonctionne PhoneDesk

1. Inscription, essai et connexion

1. Ouvrez S’inscrire. Renseignez le magasin, le contact, l’email, le nom d’utilisateur et un mot de passe d’au moins 12 caractères. Le numéro de téléphone est facultatif.
2. Effectuez la vérification de sécurité et confirmez votre demande d’essai. Dès l’inscription, vous accédez immédiatement à votre espace, sans paiement.
3. L’essai dure exactement 7 jours à compter de l’inscription. La page d’accueil du CRM affiche la date et l’heure d’expiration.
4. Pour continuer, convenez du paiement annuel avec le gestionnaire. Seul le propriétaire peut confirmer le paiement et activer 365 jours. Aucun prélèvement automatique.

L’accès aux fonctions de gestion est bloqué à la fin de l’essai. Les données sont conservées et redeviennent accessibles après l’activation de l’abonnement annuel. Une même adresse email ne peut pas ouvrir un second essai. Pour vous reconnecter, utilisez le nom d’utilisateur choisi, et non votre adresse email.

Les clés d’accès sont facultatives : après une connexion normale, ouvrez « Accès par clé d’accès » dans le CRM, saisissez votre mot de passe et confirmez sur votre appareil. Vous pouvez ajouter plusieurs appareils et les supprimer depuis la même page. Sur crm.phonedesk.it, « Se connecter avec une clé d’accès » permet d’entrer sans saisir de mot de passe ni de code anti-robot ; l’appareil peut demander une empreinte, Face ID, Touch ID ou un code PIN. Le site ne reçoit aucune donnée biométrique. Le mot de passe et la vérification anti-robot restent disponibles comme autre méthode. Sur téléphone, la barre inférieure contient Accueil, Clients, Stock, Ventes et Plus. Depuis Plus, ouvrez Dépenses et les autres actions disponibles. Sur ordinateur, le menu se trouve à gauche.

2. Clients : coordonnées, historique et localisation

1. Ouvrez Clients et cliquez sur « + Client ». Saisissez le nom, le téléphone, l’adresse et les notes.
2. Pour WhatsApp, enregistrez le numéro complet avec son indicatif, par exemple +39 pour l’Italie. Dans le parcours des catalogues, les numéros sans indicatif sont considérés comme italiens.
3. Utilisez la recherche pour trouver rapidement un contact. Ouvrez l’historique du client pour consulter les opérations et utilisez le lien de la carte pour son adresse enregistrée.
4. Cliquez sur Modifier pour corriger les données. Vérifiez le numéro avant d’envoyer un catalogue.

Chaque magasin possède ses propres clients. La présence dans le répertoire ne vaut pas consentement aux promotions : envoyez le catalogue aux personnes ayant accepté ce type de communication et respectez les demandes de ne plus le recevoir.

3. Stock et saisie à partir d’une photo

Un article représente un seul téléphone. Deux appareils du même modèle peuvent avoir des coûts, des IMEI et des états différents.

1. Stock → « + Téléphone » : renseignez le modèle, la RAM, le stockage, la couleur, l’état, le coût et le prix de vente. Vous pouvez ajouter la batterie, la garantie, des notes et une photo.
2. L’IMEI est facultatif. Vous pouvez saisir le produit maintenant et compléter l’IMEI lors du retrait de la marchandise. Si vous le renseignez, il ne doit pas correspondre à celui d’un autre téléphone du magasin.
3. Pour limiter la saisie, cliquez sur « Prendre une photo » et photographiez l’étiquette de près, bien éclairée et sans reflets. Cadrez le texte indiquant le modèle, le stockage, la couleur et l’IMEI.
4. Vérifiez les champs proposés et cliquez sur « Appliquer ces données ». Complétez les coûts et enregistrez. La reconnaissance peut se tromper : vérifiez toujours les chiffres de l’IMEI et la capacité de stockage.

La photo de l’étiquette est traitée puis supprimée. La photo de l’article enregistrée avec la commande Photo reste dans le stock. Les filtres, la recherche, le tri et les pages permettent de distinguer les téléphones disponibles, vendus et à vérifier.

4. Ventes, encaissements et reprises

1. Cliquez sur « Enregistrer une vente », recherchez le téléphone ou PC disponible et choisissez un client existant ou créez-en un sur le même écran.
2. Vérifiez le prix total, la date et le moyen de paiement. Le récapitulatif indique immédiatement le montant restant à encaisser. Si le client règle sur deux comptes, choisissez « Mixte » et indiquez les deux montants et les comptes utilisés : le système crée deux encaissements pour la même vente.
3. Pour une reprise, indiquez la valeur accordée et les informations du téléphone repris, y compris son prix de revente. Le téléphone entre dans votre stock comme reprise.
4. Enregistrez une seule fois. Une vente marque le téléphone comme vendu et enregistre l’encaissement initial.
5. S’il reste un solde, utilisez « Ajouter un encaissement » lorsque vous recevez le paiement suivant.

Exemple : vente de 500 €, encaissement de 350 € et reprise de 100 € → solde client de 50 €. La valeur de reprise n’est pas un encaissement en espèces.

Commandes de plusieurs articles et devis PDF

Dans Ventes → « Commandes clients », choisissez plusieurs téléphones ou PC disponibles et indiquez le prix de chacun. Vous pouvez créer un nouveau client sur le même écran. Enregistrez le devis et téléchargez le PDF à partager : il contient les articles, les prix, le total, la validité et les notes. Le devis ne réserve pas la marchandise. Lorsque le client accepte, cliquez sur « Confirmer la commande » : tous les articles encore disponibles sont marqués comme vendus et réservés ensemble. Enregistrez ensuite un ou plusieurs encaissements sur la commande ; dans le compte propriétaire, chacun met à jour le compte choisi. Vous pouvez modifier ou annuler un devis non encore confirmé.

Le devis est un document commercial non fiscal et ne calcule pas la TVA. La mention de TVA est facultative et n’est imprimée que si vous l’ajoutez au devis après en avoir vérifié l’applicabilité. N’utilisez pas le PDF comme facture.

Statuts, prix et annulations

Dans Ventes, choisissez « Réservées », « À livrer », « Terminées », « À encaisser » ou « Retours et annulations ». « Terminées » affiche les articles livrés et entièrement réglés. Pour une vente active, utilisez « Modifier le prix » : le nouveau prix ne peut pas être inférieur aux encaissements et à la reprise déjà enregistrés. Pour une saisie erronée, utilisez « Annuler la vente », indiquez le motif et confirmez : le produit redevient disponible, les encaissements sont déduits des soldes et l’écriture reste dans l’historique. Si vous avez réellement livré la marchandise et devez rembourser le client, utilisez « Enregistrer un retour ».

Retours et corrections

Depuis une vente active, utilisez « Enregistrer un retour » et vérifiez le remboursement et le statut du téléphone retourné. Le retour reste dans l’historique et met à jour les rapports. Un appareil marqué « À vérifier » doit être contrôlé puis déclaré vérifié avant d’être revendu. Un appareil repris puis restitué au client ne doit pas rester disponible à la vente.

5. Dépenses, achats et paiements

Dans Dépenses, renseignez la description, la catégorie, le montant, le compte utilisé et la date. Utilisez Modifier pour corriger une saisie. « Annuler » exclut une écriture erronée des rapports tout en la conservant dans l’historique ; cela ne représente pas un remboursement réel.

Le coût d’un téléphone et le paiement au fournisseur sont deux informations distinctes. Enregistrez le paiement de l’achat lorsque vous réglez tout ou partie de la marchandise : le flux de trésorerie tient compte de l’argent réellement payé. Vérifiez les montants restant à payer. Ne modifiez pas le coût d’un téléphone déjà concerné par des opérations pour changer rétroactivement les marges.

6. Accueil et rapports financiers

Sélectionnez une plage de dates ou « Toute la période ». Les cartes et les graphiques récapitulent les opérations enregistrées dans le CRM.

Cliquez sur « Exporter le rapport » pour obtenir le CSV. Les filtres de période suivent les dates des opérations : une vente et un encaissement ultérieur peuvent relever de périodes différentes. PhoneDesk est destiné à la gestion interne et ne remplace pas la comptabilité fiscale.

7. Intégrations fournisseurs et commandes

Les intégrations sont évaluées selon le catalogue et le système de chaque fournisseur. Elles peuvent inclure un catalogue externe, des majorations par type, des demandes de marchandise et l’importation d’une commande. Elles ne sont pas activées automatiquement sur chaque compte ; la faisabilité et le coût supplémentaire sont convenus avec le gestionnaire.

1. Recherchez le modèle, le stockage et la couleur dans le catalogue du fournisseur, puis ajoutez les produits à la demande et vérifiez les quantités.
2. Ouvrez la demande et configurez les coordonnées du fournisseur. Préparez le message, puis ouvrez WhatsApp ou votre messagerie pour l’envoyer et attendez la confirmation du fournisseur.
3. La demande n’ajoute pas de marchandise au stock et ne confirme pas sa disponibilité.
4. Lors du retrait de la marchandise, ouvrez « Vos commandes et demandes », sélectionnez la commande puis cliquez sur « Marchandise retirée → Ajouter au stock ».
5. Vérifiez les coûts, les prix, la date et le montant payé. « Tout payé » renseigne le total ; laissez 0 si vous n’avez encore rien payé.
6. Confirmez le retrait et ajoutez tous les articles au stock en une seule opération. Le système empêche d’importer deux fois la même commande. Complétez les IMEI après le retrait.

Pour modifier les majorations Smartfix, ouvrez Stock → Smartfix → Majorations : modifiez et enregistrez les pourcentages par catégorie. Pour un produit, ouvrez « Modifier la majoration de ce produit » sur sa fiche, indiquez le pourcentage et cliquez sur « Enregistrer la majoration ». « Utiliser la catégorie » supprime l’exception. Le pourcentage personnalisé est prioritaire et reste valable après les mises à jour du catalogue ; les prix affichés et les nouveaux catalogues PDF utilisent la valeur mise à jour. Une majoration de 10 % sur 200 € donne 220 €. Les prix des catalogues sont arrondis à l’euro supérieur : 260,30 € devient 261 €. La disponibilité chez un fournisseur ne représente pas un stock physique dans votre magasin.

8. PDF et partage sur WhatsApp

1. Stock → Catalogue tarifaire PDF. Choisissez « Uniquement mon stock » ou, s’il est disponible, le catalogue intégré.
2. Téléchargez le PDF ou cliquez sur « Partager avec les clients sur WhatsApp ». Sélectionnez les destinataires, y compris avec « Tout sélectionner », et confirmez qu’ils ont accepté de recevoir le catalogue.
3. Cliquez sur « Préparer le PDF et les messages ». Les numéros non valides et les doublons sont exclus. Le lien est valable au maximum 7 jours, ou jusqu’à l’expiration de l’accès si elle est antérieure.
4. Sur un téléphone compatible, « Partager le PDF depuis le téléphone » ouvre le menu de partage : choisissez WhatsApp et les destinataires dans l’application. Si le navigateur ne le permet pas, téléchargez le PDF et joignez-le manuellement.
5. Pour les messages individuels, utilisez « Ouvrir le message dans WhatsApp », envoyez-le dans l’application, revenez au CRM puis cliquez sur « Client suivant ». Vous pouvez modifier le message : {nome} est remplacé par le nom du client et {link} par le lien du PDF.

Le lien affiche uniquement le PDF, sans accès au CRM. Il ne contient ni coûts, ni majorations, ni IMEI, ni données clients. Il représente les produits au moment de sa préparation : si les prix changent, générez un nouveau catalogue. Vous pouvez révoquer le lien depuis l’historique. Une copie déjà téléchargée par le destinataire reste sur son appareil. « Message ouvert » ne signifie pas « envoyé ».

9. API WhatsApp : envoi direct depuis le CRM

Cette option utilise WhatsApp Business Platform / Cloud API. La seule application WhatsApp Business ne fournit pas automatiquement d’identifiants API. La configuration Meta et les éventuels frais sont distincts de l’abonnement PhoneDesk.

A. Préparez votre compte Meta

1. Connectez-vous à Meta for Developers et à votre portefeuille business. Créez ou configurez une application avec le cas d’utilisation WhatsApp / Business Messaging, puis associez votre compte WhatsApp Business.
2. Effectuez les vérifications demandées dans l’interface Meta, ajoutez le numéro de téléphone et configurez un moyen de paiement si nécessaire. L’utilisation de votre numéro actuel dans l’application et dans les API dépend du parcours d’intégration et de la disponibilité de la coexistence : vérifiez auprès de Meta avant de migrer le numéro.
3. Dans la configuration de l’API, identifiez le Phone Number ID : il ne s’agit ni du numéro de téléphone ni du WhatsApp Business Account ID.
4. Pour les tests, vous pouvez utiliser le jeton temporaire et les numéros de test autorisés par Meta. Pour une utilisation continue, préparez un jeton système donnant accès aux ressources correctes et disposant de l’autorisation whatsapp_business_messaging. La durée et la révocation dépendent de la configuration Meta : n’utilisez pas un jeton temporaire en production.
5. Notez la version de Graph API prise en charge par votre interface, ainsi que le nom et la langue du modèle. Ne communiquez pas le jeton aux clients.

B. Créez le modèle du tarif

Dans WhatsApp Manager → Modèles de message, créez un modèle avec la catégorie adaptée au catalogue promotionnel (généralement Marketing), la langue italienne et en-tête Document. Importez un PDF d’exemple si Meta le demande pour l’approbation.

Nom : listino_phonedesk
En-tête : Document (PDF)
Corps : Bonjour {{1}}, voici notre catalogue tarifaire à jour.
Contactez-nous pour vérifier la disponibilité des produits.
Si vous ne souhaitez plus recevoir de catalogues, indiquez-le-nous en réponse.

Cette intégration prend en charge le document PDF et un corps sans variable ou avec une seule variable positionnelle {{1}} pour le nom du client. N’ajoutez pas d’autres paramètres ou boutons dynamiques sans adapter l’intégration. Attendez l’approbation du modèle par Meta et utilisez exactement le nom et le code de langue approuvés.

C. Saisissez les identifiants dans le CRM

1. Stock → Catalogue tarifaire PDF → Partager avec les clients → « Configurer l’envoi direct · API WhatsApp ».
2. Renseignez le Phone Number ID, la version de Graph API, le jeton, le nom du modèle et la langue. Choisissez « Une variable : nom du client » ou « Aucune variable » selon le corps approuvé.
3. Enregistrez la configuration. Le jeton est chiffré dans la base de données du serveur et n’est pas renvoyé au navigateur. Pour le conserver, laissez le champ vide lors d’une modification ultérieure.
4. Préparez de nouveau le catalogue pour activer le bouton d’envoi. Avant de l’envoyer à tous, sélectionnez un seul destinataire ayant accepté le test, confirmez et vérifiez le résultat dans Meta et sur son téléphone.

D. Envoyez et contrôlez les résultats

Confirmez les destinataires, leur consentement et les éventuels frais Meta, puis cliquez sur « Envoyer via l’API ». Le serveur envoie le modèle accompagné du PDF aux numéros sélectionnés, les uns après les autres. Utilisez « Actualiser les résultats » pour suivre la file d’attente. Une fois lancé, l’envoi se poursuit sur le serveur même si vous fermez la page.

Le même catalogue n’est pas envoyé deux fois via l’API. Les résultats incertains ne font pas l’objet de nouvelles tentatives automatiques afin d’éviter les doublons. Les webhooks de livraison et de lecture ne sont pas encore connectés : consultez Meta pour confirmer la livraison. Le CRM prend en charge un envoi actif par magasin et jusqu’à 500 destinataires par catalogue ; les limites et conditions de Meta peuvent être plus restrictives. La révocation du lien arrête les destinataires encore en attente au prochain contrôle, mais ne rappelle pas les messages déjà acceptés.

Références officielles : Cloud API, collection d’API Meta et politique de messagerie professionnelle. Les écrans et les exigences du service Meta peuvent évoluer.

10. Tableau de bord du propriétaire

L’administration est réservée au propriétaire de la plateforme. Les commerçants ne peuvent pas créer d’autres magasins ni gérer les renouvellements.

1. Les nouvelles inscriptions créent automatiquement un magasin en période d’essai. Le panneau affiche son statut, son échéance et les coordonnées du responsable.
2. Après réception du paiement, cliquez sur « Activer l’abonnement annuel », vérifiez la date d’expiration prévue et confirmez le paiement. La première période annuelle commence à votre confirmation et dure 365 jours ; les jours d’essai restants ne sont pas ajoutés.
3. Pour un abonnement annuel actif, le renouvellement ajoute 365 jours à la date d’expiration. S’il a déjà expiré, il reprend à la confirmation.
4. « + Magasin » permet de créer manuellement un compte annuel. Les anciennes demandes en attente peuvent être traitées dans la file dédiée.

11. Statistiques, PC et financements du propriétaire

Ces fonctions sont visibles uniquement dans le compte propriétaire. L’accueil affiche les ventes nettes, la marge, les encaissements, les créances clients, la marchandise à payer, la valeur du stock disponible, un graphique mensuel et les classements des modèles et des clients. Le lien « Statistiques par jour et par mois » ouvre le détail des 7 ou 30 derniers jours et des 6 ou 12 derniers mois. Chaque période présente les ventes, les encaissements, la marge, le résultat, les dépenses et le flux des opérations du CRM. « Aujourd’hui », « Ce mois-ci » et « Mois dernier » se réfèrent toujours au calendrier courant ; le filtre de dates s’applique au détail. Il concerne les opérations de la période ; les créances, les dettes fournisseurs et la valeur du stock montrent la situation actuelle. Dans Ventes, les onglets « Ventes » et « Disponibles » séparent les opérations des articles encore vendables.

Paiement des PC Lenovo

Lorsque vous ajoutez un PC, indiquez s’il est payé, à payer ou partiellement payé. Pour un PC ajouté avant cette fonction, ouvrez sa fiche dans Stock et définissez le paiement initial : le système ne suppose pas qu’il s’agit d’une dette. Lorsque vous versez d’autres montants au fournisseur, utilisez « Enregistrer un paiement » ; le montant restant diminue et apparaît dans les statistiques de la marchandise à payer. Si vous indiquez qu’un PC ajouté précédemment est déjà payé, le paiement est une écriture antérieure : il réduit la dette fournisseur sans créer de nouvelle sortie de trésorerie. Les nouveaux paiements enregistrés ensuite entrent dans le flux de la période. Les nouveaux paiements fournisseurs sont automatiquement déduits du compte choisi ; ceux déjà inclus dans les soldes initiaux sont marqués comme antérieurs et ne sont pas déduits une seconde fois.

Prêts et mensualités dans mon capital

Ouvrez « Mon capital » → « + Financement ». Saisissez le nom, le compte débité, le total restant à rembourser mensualités prévues comprises, le montant de la mensualité et la prochaine échéance. Le système affiche le solde restant, le nombre de mensualités et la date de fin prévue ; la dernière mensualité peut être inférieure au montant habituel. Si des mensualités avaient déjà été payées avant la saisie, ajoutez leur nombre, leur total et une note dans l’historique du financement : elles ne seront pas débitées une seconde fois. À chaque échéance mensuelle, le montant est déduit automatiquement du compte choisi. Vous pouvez suspendre ou réactiver les mensualités et enregistrer un paiement supplémentaire. Ne saisissez pas le même financement dans les « Dépenses récurrentes », car le solde serait réduit deux fois. Les ventes, achats payés, remboursements et dépenses ponctuelles mettent automatiquement à jour le compte choisi. N’enregistrez pas une seconde fois la même opération dans le capital.

Recherche de nouveaux clients

Ouvrez Clients → Trouver de nouveaux clients. Cliquez sur « Utiliser ma position » et autorisez le navigateur, ou saisissez une commune et sélectionnez le bon résultat. Définissez un rayon de 5 à 50 km et le type d’activité, puis cliquez sur « Rechercher des établissements ». La recherche rapide utilise Photon ; la recherche approfondie interroge Overpass/OpenStreetMap. Si ce service est occupé, le CRM utilise les résultats rapides. Aucune clé ni aucun abonnement API ne sont nécessaires. La couverture dépend des établissements recensés par les contributeurs d’OpenStreetMap ; elle ne constitue pas un annuaire exhaustif des magasins locaux. Vérifiez les coordonnées et les horaires avant de vous déplacer.

Filtrez les résultats par type et cliquez sur « Ajouter aux contacts à visiter ». Dans « À contacter », indiquez la priorité, le rendez-vous, les notes et le résultat. Les établissements sont regroupés par commune. Après la visite, définissez « Intéressé » et utilisez « Déplacer vers mes clients » : la fiche est ajoutée au répertoire avec un lien vers l’historique de recherche. Vérifiez vous-même les étiquettes décrivant le magasin ; le logiciel ne présume pas la nationalité des personnes qui y travaillent.

Pour planifier une journée, sélectionnez plusieurs étapes et cliquez sur « Préparer l’itinéraire ». Le CRM propose un ordre selon la proximité géographique et crée un ou plusieurs trajets à ouvrir dans Google Maps, qui calcule les routes et les temps de parcours. Choisissez d’abord le point de départ. Au-delà de quatre destinations, plusieurs trajets sont générés pour respecter les limites de Maps sur téléphone. Votre position n’est utilisée que lorsque vous la demandez.

Dans « Mes clients », le répertoire est organisé par pays et commune, avec recherche et filtres. Vous pouvez compléter la commune, la province, le pays et la catégorie en modifiant la fiche de chaque client déjà enregistré.

Sources : données © Contributeurs OpenStreetMap · Photon.

12. Sécurité et résolution des problèmes

Lorsque vous actualisez la page, le CRM rouvre la section et l’onglet consultés, par exemple Ventes → Commandes clients ou Stock → PC. Utilisez HTTPS et des mots de passe longs et uniques. Ne partagez pas le compte propriétaire. Le système contrôle la session, les demandes de modification et l’accès aux données de chaque magasin ; les tentatives répétées de connexion sont limitées. Les liens PDF sont accessibles à toute personne disposant du lien : envoyez-les uniquement aux destinataires choisis et révoquez-les si nécessaire.

Les sauvegardes doivent inclure la base de données, les photos et la clé du serveur, également nécessaire au déchiffrement des jetons API. Une sauvegarde locale du VPS ne remplace pas une copie externe. Aucun système ne peut garantir une protection absolue : les mises à jour, les sauvegardes et les contrôles réguliers restent nécessaires.

• Code de sécurité expiré : générez un autre code et réessayez. Ne réutilisez pas le code d’une tentative précédente.
• Session expirée : rechargez la page et reconnectez-vous avant d’enregistrer.
• Photo difficile à lire : nettoyez l’objectif, éclairez l’étiquette, évitez les reflets et vérifiez manuellement les champs manquants.
• PDF avec des disponibilités anciennes : actualisez le stock ou le catalogue et créez un nouveau catalogue tarifaire.
• WhatsApp ne s’ouvre pas : vérifiez le numéro et l’indicatif ; essayez depuis un téléphone avec l’application installée ou utilisez WhatsApp Web.
• API non configurées : complétez la section des identifiants. Pour modifier le modèle, utilisez le nom et la langue exacts après l’approbation de Meta.