如何使用 PhoneDesk

1. 注册、试用与登录

1. 打开 注册，填写店铺、联系人、邮箱、用户名及至少 12 个字符的密码。电话为选填。
2. 完成安全验证并确认试用申请。注册后即可立即进入您的工作空间，无需付款。
3. 试用期从注册时起算，期限为整整 7 天。CRM 首页会显示到期日期和时间。
4. 如需继续使用，请与管理员商定年度付款。只有所有者可以确认付款并开通 365 天订阅。不会自动扣款。

试用到期后将暂停业务操作。数据会继续保留，开通年度订阅后即可恢复使用。同一邮箱无法再次申请试用。重新登录时请使用注册时选择的用户名，而不是邮箱。

通行密钥为可选功能：正常登录后，在 CRM 中打开“通行密钥登录”，输入密码并在设备上确认。您可以添加多台设备，也可在同一页面移除。在 crm.phonedesk.it 上，点击“使用通行密钥登录”即可进入，无需输入密码或反机器人验证码；设备可能要求指纹、Face ID、Touch ID 或 PIN。网站不会接收生物识别数据。您仍可使用密码和反机器人验证作为替代登录方式。在手机上，底栏包含首页、客户、库存、销售和更多；从“更多”可打开支出及其他可用操作。在电脑上，菜单位于左侧。

2. 客户：联系方式、历史记录与位置

1. 打开“客户”，点击“+ 客户”，然后填写姓名、电话、地址和备注。
2. 使用 WhatsApp 时，请保存含国际区号的完整号码，例如意大利使用 +39。在价目表发送流程中，没有区号的号码会被视为意大利号码。
3. 使用搜索快速查找联系人。打开客户历史可查看交易，使用地图链接可查看已记录的地址。
4. 点击“编辑”以更正数据。发送价目表前，请核对号码。

每个店铺都有自己的客户。客户在通讯录中，并不意味着同意接收促销消息：请仅向同意此类联系的客户发送价目表，并尊重其停止接收的请求。

3. 库存与照片识别入库

每件商品代表一部手机。相同型号的两部设备可能具有不同成本、IMEI 和状况。

1. 库存 →“+ 手机”：填写型号、RAM、存储容量、颜色、成色、成本和售价。也可添加电池、保修、备注和照片。
2. IMEI 为选填项。您可以先录入商品，提货后再补全 IMEI。如填写，不能与店内其他手机的 IMEI 重复。
3. 为减少手动输入，请点击“拍照”，近距离拍摄光线充足、没有反光的标签。请将包含型号、存储容量、颜色和 IMEI 的文字纳入画面。
4. 核实建议字段后，点击“应用这些信息”。补全成本并保存。识别结果可能有误，请务必核对 IMEI 的每一位数字和存储容量。

标签照片处理后会删除。通过“照片”功能保存的商品照片则会保留在库存中。筛选、搜索、排序和分页功能可帮助区分可售、已售和待核实的手机。

4. 销售、收款与以旧换新

1. 点击“记录销售”，搜索可售的手机或电脑，选择现有客户，或在同一界面创建新客户。
2. 请核实总价、日期和付款方式。汇总会立即显示待收余额。若客户向两个账户付款，请选择“混合付款”并填写两笔金额及对应账户，系统将在同一笔销售中建立两条收款记录。
3. 办理以旧换新时，请填写认可的折抵金额和收回手机的信息，包括计划转售价格。手机会以旧机折抵方式加入库存。
4. 请只保存一次。销售会将手机标记为已售出，并记录初始收款。
5. 如果仍有待收余额，收到后续付款时请使用“添加收款”。

示例：售价 500 €，实收 350 €，以旧换新抵扣 100 € → 客户尚欠 50 €。以旧换新抵扣金额不属于现金收入。

多商品订单与 PDF 报价单

在销售 →“客户订单”中选择多部可售手机或电脑，并填写每件商品的价格。也可以在同一页面新建客户。保存报价单后下载 PDF 进行分享：其中包含商品、价格、总额、有效期和备注。报价单不会预留商品。客户接受后，点击“确认订单”：所有仍可售的商品会一并标为已售并留货。之后可为订单登记一笔或多笔收款；在所有者账户中，每笔收款都会更新所选账户。尚未确认的报价单可以修改或撤销。

报价单属于非税务商业文件，不计算增值税。增值税说明为选填项，只有在确认适用后填写，才会印在报价单上。请勿将 PDF 用作发票。

状态、价格和撤销

在“销售”中选择“已预留”“待交付”“已完成”“待收款”或“退货和撤销”。“已完成”显示已交付且结清的商品。在有效销售中，可使用“修改价格”：新价格不能低于已记录的收款和以旧换新抵扣金额。如有录入错误，请使用“取消销售”，填写原因并确认：商品会恢复可售状态，收款会从余额中冲销，记录仍保留在历史中。如果商品已实际交付，需要向客户退款，请使用“记录退货”。

退货和更正

在有效销售记录中选择“登记退货”，核实退款金额及退回手机的状态。退货会保留在历史中并更新报表。“待检查”的设备必须经检查并标记为已核实后才能再次出售。退回给客户的折抵旧机不应仍处于可售状态。

5. 支出、采购与付款

在“支出”中填写说明、分类、金额、使用的账户和日期。更正记录请使用“编辑”。“取消”会将错误记录排除在报告之外，同时保留其历史；这不代表实际退款。

手机成本和向供应商支付的款项是不同的信息。当您支付全部或部分货款时，请使用采购付款功能：现金流按实际付款金额计算。请核对尚未支付的金额。对于已参与交易的手机，不应修改成本来追溯改变毛利。

6. 首页与财务报表

选择日期范围，或选择“全部期间”。信息卡片和图表汇总 CRM 中记录的交易。

点击“导出报表”可下载 CSV。期间筛选按交易日期计算，销售与后续收款可能属于不同期间。PhoneDesk 用于内部管理，不能替代税务会计。

7. 供应商集成与订单

集成方案会根据各供应商的价目表和系统进行评估，可包括外部商品目录、按类型加价、商品请求及订单入库。并非所有账户都会自动启用；可行性和额外费用需与管理员协商。

1. 在供应商商品目录中搜索型号、存储容量和颜色，再将商品加入请求并核对数量。
2. 打开采购申请并设置供应商联系方式。准备好消息后，通过 WhatsApp 或邮件发送，并等待供应商确认。
3. 请求不会将商品计入库存，也不代表库存已确认。
4. 提货时，请打开“您的订单和申请”，选择订单并点击“已提货 → 加入库存”。
5. 请核实成本、售价、日期及已付金额。“已全部付款”会填入全额；尚未付款时请保留 0。
6. 确认提货后，可将所有商品一次性入库。系统会防止重复导入同一订单。请在提货后补全 IMEI。

要调整 Smartfix 加价率，请打开 库存 → Smartfix → 加价率，按类别修改并保存百分比。要调整单个商品，请在商品详情中打开“修改此商品的加价率”，输入百分比并点击“保存加价率”。“使用类别设置”会移除此例外。自定义百分比优先使用，并在目录更新后继续有效；显示价格和新生成的 PDF 价目表使用更新后的值。200 € 加价 10% 后为 220 €。价目表价格向上取整到整欧元：260.30 € 变为 261 €。供应商有货并不代表店内有实物库存。

8. PDF 与 WhatsApp 分享

1. 库存 → PDF 价目表。选择“仅我的库存”，或在可用时选择集成商品目录。
2. 下载 PDF，或点击“通过 WhatsApp 与客户分享”。选择收件人，也可使用“全选”，并确认他们已同意接收价目表。
3. 点击“准备 PDF 和消息”。无效号码和重复号码会被排除。链接最长有效 7 天；若访问权限更早到期，则以该日期为准。
4. 在兼容的手机上，“从手机分享 PDF”会打开分享菜单；请在应用中选择 WhatsApp 和收件人。如果浏览器不支持，请下载 PDF 后手动添加附件。
5. 单独发送消息时，请使用“在 WhatsApp 中打开消息”，在应用内发送后返回 CRM，再点击“下一位客户”。您可以修改消息：{nome} 会替换为客户姓名，{link} 会替换为 PDF 链接。

链接只能查看 PDF，无法访问 CRM。其中不包含成本、加价、IMEI 或客户数据。这是生成时的商品快照：价格变更后，请生成新的价目表。可在历史记录中撤销链接；收件人已下载的副本仍会留在其设备上。“已打开消息”不代表“已发送”。

9. WhatsApp API：直接从 CRM 发送

此选项使用 WhatsApp Business Platform / Cloud API。仅安装 WhatsApp Business 应用并不会自动获得 API 凭据。Meta 配置及相关费用与 PhoneDesk 订阅分开计算。

A. 准备 Meta 账户

1. 登录 Meta for Developers 和您的业务资产组合。创建或配置使用 WhatsApp / Business Messaging 场景的应用，并关联您的 WhatsApp Business 账户。
2. 在 Meta 控制台完成要求的验证，添加电话号码，并按要求设置付款方式。现有号码能否同时用于应用和 API，取决于开通流程及是否支持共存；迁移号码前请先在 Meta 中确认。
3. 在 API 配置中找到 Phone Number ID：它不是电话号码，也不是 WhatsApp Business Account ID。
4. 测试时可以使用临时令牌和 Meta 启用的测试号码。长期使用时，请准备具有正确资源访问权限和 whatsapp_business_messaging 权限的系统令牌。有效期和撤销规则取决于 Meta 配置；生产环境请勿依赖临时令牌。
5. 记录控制台支持的 Graph API 版本，以及模板名称和语言。请勿向客户透露访问令牌。

B. 创建价目表模板

在 WhatsApp Manager → 消息模板中创建模板，选择适合促销价目表的分类（通常为营销）、意大利语和 文档标题。如果 Meta 审批要求示例文件，请上传演示 PDF。

名称：listino_phonedesk
标题：文档（PDF）
正文：您好 {{1}}，这是我们的最新价目表。
请联系我们核实商品是否有货。
如果您不想再收到价目表，请回复告知。

此集成支持 PDF 文档，正文可以不含变量，或仅包含一个用于客户姓名的位置变量 {{1}}。未调整集成前，请勿添加其他参数或动态按钮。等待 Meta 批准模板后，严格使用已批准的名称和语言代码。

C. 在 CRM 中填写凭据

1. 库存 → PDF 价目表 → 分享给客户 →“设置直接发送 · WhatsApp API”。
2. 填写 Phone Number ID、Graph API 版本、令牌、模板名称和语言。根据已批准的正文，选择“一个变量：客户名称”或“无变量”。
3. 保存配置。令牌会加密存储在服务器数据库中，不会返回浏览器。今后修改时将此字段留空，即可保留原令牌。
4. 重新生成价目表以启用发送按钮。向所有人发送前，请先选择一位已同意测试的收件人，确认发送，并在 Meta 和对方手机上核对结果。

D. 发送与查看结果

确认收件人、授权同意及可能产生的 Meta 费用后，点击“通过 API 发送”。服务器会依次向所选号码发送带有 PDF 的模板消息。点击“更新发送结果”可查看队列。发送开始后，即使关闭页面，服务器仍会继续处理。

同一份价目表不会通过 API 重复发送。为避免重复，对于结果不确定的发送不会自动重试。送达和已读 webhook 尚未接入，请在 Meta 中确认送达状态。CRM 每个店铺同时支持一个发送任务，每份价目表最多 500 位收件人；Meta 的限制和条件可能更严格。撤销链接后，下一次检查时会停止尚在队列中的发送，但无法撤回已被接受的消息。

官方参考资料：Cloud API、Meta API 参考集合 和 商业消息政策。Meta 服务界面和要求可能发生变化。

10. 平台管理员面板

管理功能仅限平台管理员使用。店主无法创建其他店铺或管理续订。

1. 新注册会自动创建试用店铺。面板中可查看状态、到期时间及联系人的联系方式。
2. 收到付款后，点击“开通年度订阅”，核实预计到期日并确认付款。首个年度订阅自您确认之日起生效，有效期为 365 天，不叠加剩余试用天数。
3. 有效的年度订阅续订后，会在当前到期日上增加 365 天。如果订阅已到期，则从确认之日重新开始计算。
4. “+ 店铺”可以手动创建年度账户。旧的待处理申请可在专用队列中管理。

11. 管理员的统计、电脑与贷款

这些功能仅对所有者账户可见。首页显示净销售额、毛利、收款、客户应收款、待付货款、可售库存价值、月度图表，以及型号和客户排名。“每日和每月统计”链接可查看最近 7 或 30 天、最近 6 或 12 个月的明细。每个期间显示销售、收款、毛利、经营结果、支出和 CRM 交易现金流。“今天”“本月”和“上月”始终按当前日历计算；日期筛选用于明细。日期筛选针对本期交易，而应收款、供应商欠款和库存价值显示当前状况。在销售模块中，“销售”和“可售商品”标签将交易记录与仍可出售的商品分开。

Lenovo 电脑付款

添加电脑时，请说明它是已付款、待付款还是已部分付款。对于此功能推出前添加的电脑，请在库存中打开详情并设置初始付款；系统不会直接将其视为欠款。继续向供应商付款时，请使用“记录付款”；剩余欠款会减少，并显示在待付货款统计中。如果将之前添加的电脑标记为已付款，该付款会作为历史记录，减少供应商欠款，但不会产生新的现金流出。此后记录的新付款则计入本期现金流。新的供应商付款会自动从所选账户扣除；已计入期初余额的付款应标记为历史付款，不会再次扣除。

我的资金中的贷款和分期付款

打开“我的资金 → + 贷款”，填写名称、付款账户、尚待偿还的总额 含计划分期款项、每期还款金额及下次到期日。系统会显示剩余金额、期数及预计结清日期；最后一期金额可能低于通常的每期金额。若录入前已支付部分分期，请在贷款历史记录中填写已付期数、总额和备注，这些款项不会再次从账户扣除。每月到期时，系统会从所选账户自动扣除还款金额。您可暂停或恢复分期扣款，也可登记额外还款。请勿把同一笔贷款再次录入“经常性支出”，否则会重复扣减余额。销售收款、已付款采购、退款及非经常性支出会自动更新所选账户，请勿在资金中重复登记相同交易。

寻找新客户

打开“客户 → 寻找新客户”。点击“使用我的位置”并允许浏览器定位，或输入城市并选择正确的结果。设置 5 至 50 公里的搜索半径及商家类型，然后点击“搜索商家”。快速搜索使用 Photon，深入搜索通过 Overpass/OpenStreetMap 查询；若后者繁忙，CRM 会回退到快速搜索结果。无需 API 密钥或订阅。覆盖范围取决于 OpenStreetMap 志愿者登记的商家，并非当地所有店铺的完整名单。拜访前请核实联系方式和营业时间。

按类型筛选结果，然后点击“加入待拜访联系人”。在“待联系”中，可填写优先级、预约、备注和跟进结果。业务按市镇分组。拜访后，将状态设为“有意向”，再点击“移至我的客户”：该联系人会进入通讯录，并保留与搜索历史的关联。店铺特征标签需由您自行核实；系统不会推断店内工作人员的国籍。

规划一天的拜访时，请选择多个站点并点击“规划路线”。CRM 会按地理距离建议拜访顺序，并生成一条或多条可在 Google Maps 中打开的路线，由 Google Maps 计算道路和行程时间。请先选择出发点。超过四个目的地时，会拆分为多条路线，以符合手机端 Maps 的限制。系统仅在您主动请求时使用您的位置。

“我的客户”中的通讯录按国家和市镇分组，并提供搜索和筛选功能。您可以编辑已有客户的资料，补全市镇、省份、国家和分类。

来源：数据 © OpenStreetMap 贡献者 · Photon。

12. 安全与故障排查

刷新页面时，CRM 会重新打开之前查看的模块和标签，例如 销售 → 客户订单 或 库存 → 电脑。请使用 HTTPS 以及足够长且不重复使用的密码。不要共享所有者账户。系统会验证会话、修改请求和各店铺数据的访问权限，并限制重复登录尝试。任何持有链接的人都能访问 PDF；请仅发送给指定收件人，并在需要时撤销链接。

备份必须包含数据库、照片和服务器密钥；该密钥也用于解密 API 令牌。VPS 本地备份不能替代外部副本。任何系统都无法保证绝对安全；更新、备份和定期检查仍然不可或缺。

• 安全验证码已过期： 请生成新验证码后重试，不要重复使用之前尝试中的验证码。
• 会话已过期： 保存前，请刷新页面并重新登录。
• 照片不够清晰： 请清洁镜头，照亮标签并避免反光，手动核对缺失字段。
• PDF 中的库存信息已过时： 请更新库存或目录，并创建新的价目表。
• 无法打开 WhatsApp： 请检查号码和国际区号；使用已安装应用的手机重试，或使用 WhatsApp Web。
• API 尚未配置： 请填写凭据部分。修改模板时，请在 Meta 批准后使用准确的名称和语言。