Como funciona o PhoneDesk

1. Registo, período experimental e acesso

1. Abre Registar. Preenche a loja, a pessoa de contacto, o email, o nome de utilizador e uma palavra-passe com pelo menos 12 caracteres. O telefone é facultativo.
2. Completa a verificação de segurança e confirma o pedido do período experimental. Após o registo tens acesso imediato ao teu espaço, sem pagamento.
3. O período experimental dura exatamente 7 dias a partir do registo. Na página inicial do CRM encontras a data e a hora de fim.
4. Para continuar, acorda o pagamento anual com o gestor. Só o proprietário pode confirmar o pagamento e ativar 365 dias. Sem cobranças automáticas.

Quando termina o período experimental, o acesso operacional é bloqueado. Os dados são conservados e voltam a ficar disponíveis com a ativação anual. O mesmo email não pode criar um segundo período experimental. Para voltares a entrar, utiliza o nome de utilizador escolhido, não o email.

As passkeys são facultativas: depois de iniciares sessão normalmente, abre «Acesso com passkey» no CRM, introduz a palavra-passe e confirma no dispositivo. Podes acrescentar vários dispositivos e removê-los na mesma página. Em crm.phonedesk.it, o botão «Iniciar sessão com passkey» permite entrar sem escrever a palavra-passe ou o código anti-bot; o dispositivo pode pedir impressão digital, Face ID, Touch ID ou PIN. O site não recebe dados biométricos. A palavra-passe e a verificação anti-bot continuam disponíveis como alternativa. No telemóvel, a barra inferior contém Início, Clientes, Stock, Vendas e Mais. Em Mais abres Despesas e as restantes ações disponíveis. No computador, encontras o menu à esquerda.

2. Clientes: contactos, histórico e localização

1. Abre Clientes e prime «+ Cliente». Introduz o nome, o telefone, a morada e as notas.
2. Para o WhatsApp, guarda um número completo com indicativo, por exemplo +39 para Itália. Os números sem indicativo no fluxo das tabelas de preços são tratados como italianos.
3. Utiliza a pesquisa para encontrar rapidamente um contacto. Abre o histórico do cliente para consultar as operações e utiliza a ligação ao mapa para a morada registada.
4. Prime Editar para corrigir os dados. Verifica o número antes de enviares uma tabela de preços.

Cada loja tem os seus próprios clientes. Constar dos contactos não equivale a consentir promoções: envia a tabela apenas a quem aceitou este tipo de comunicação e respeita os pedidos para deixar de a receber.

3. Stock e registo a partir de uma fotografia

Cada artigo representa um único telemóvel. Dois dispositivos do mesmo modelo podem ter custos, IMEI e condições diferentes.

1. Stock → «+ Telemóvel»: introduz o modelo, a RAM, a memória, a cor, a condição, o custo e o preço de venda. Podes acrescentar bateria, garantia, notas e uma fotografia.
2. O IMEI é facultativo. Podes registar o produto agora e completar o IMEI quando levantares a mercadoria. Se o introduzires, não pode repetir o de outro telemóvel da loja.
3. Para reduzir o preenchimento manual, prime «Tirar uma fotografia» e fotografa a etiqueta de perto, bem iluminada e sem reflexos. Enquadra o texto com modelo, memória, cor e IMEI.
4. Verifica os campos propostos e prime «Aplicar estes dados». Preenche os custos e guarda. O reconhecimento pode falhar: verifica sempre os algarismos do IMEI e a memória.

A fotografia da etiqueta é processada e depois eliminada. A fotografia do artigo guardada através do comando Fotografia permanece no stock. Filtros, pesquisa, ordenação e páginas ajudam a distinguir telemóveis disponíveis, vendidos e por verificar.

4. Vendas, recebimentos e retomas

1. Prime «Registar venda», pesquisa o telemóvel ou PC disponível e escolhe um cliente existente ou cria um na mesma página.
2. Verifica o preço total, a data e o método de pagamento. O resumo mostra de imediato quanto falta receber. Se o cliente pagar em duas contas, escolhe «Misto» e indica os dois montantes e as contas utilizadas: o sistema cria dois recebimentos na mesma venda.
3. Para uma retoma, indica o valor atribuído e os dados do telemóvel recebido, incluindo o preço de revenda. O telemóvel entra no teu stock como retoma.
4. Guarda uma só vez. Uma venda marca o telemóvel como vendido e regista o recebimento inicial.
5. Se ficar um saldo pendente, utiliza «Adicionar recebimento» quando receberes o pagamento seguinte.

Exemplo: venda de 500 €, recebimento de 350 € e retoma de 100 € → saldo do cliente de 50 €. O valor da retoma não é um recebimento em dinheiro.

Encomendas com vários artigos e orçamento PDF

Em Vendas → «Encomendas de clientes», escolhe vários telemóveis ou PC disponíveis e indica o preço de cada um. Podes criar um novo cliente na mesma página. Guarda o orçamento e transfere o PDF para partilhar: contém artigos, preços, total, validade e notas. O orçamento não reserva a mercadoria. Quando o cliente aceitar, prime «Confirmar encomenda»: todos os artigos ainda disponíveis são marcados como vendidos e reservados em conjunto. Depois regista um ou mais recebimentos da encomenda; na conta do proprietário, cada recebimento atualiza a conta escolhida. Podes alterar ou anular um orçamento ainda não confirmado.

O orçamento é um documento comercial não fiscal e não calcula IVA. A menção de IVA é facultativa e só é impressa se a incluíres no orçamento depois de verificares a sua aplicabilidade. Não utilizes o PDF como fatura.

Estados, preços e anulações

Em Vendas, escolhe «Reservados», «Por entregar», «Concluídas», «Por receber» ou «Devoluções e anuladas». «Concluídas» mostra artigos entregues e pagos. Numa venda ativa, utiliza «Modificar preço»: o novo preço não pode ser inferior aos recebimentos e à retoma já registados. Para um registo incorreto, utiliza «Anular venda», indica o motivo e confirma: o produto volta a ficar disponível, os recebimentos são revertidos nos saldos e o registo permanece no histórico. Se efetivamente entregaste a mercadoria e tens de reembolsar o cliente, utiliza «Registar devolução».

Devoluções e correções

Numa venda ativa, utiliza «Registar devolução» e verifica o reembolso e a condição do telemóvel devolvido. A devolução fica no histórico e atualiza os relatórios. Um dispositivo «Por verificar» tem de ser verificado e marcado como tal antes de voltar a ser vendido. Um artigo de retoma devolvido ao cliente não pode continuar disponível para venda.

5. Despesas, compras e pagamentos

Em Despesas, regista a descrição, a categoria, o montante, a conta utilizada e a data. Para corrigir um registo utiliza Editar. «Anular» exclui um registo incorreto dos relatórios, mantendo-o no histórico; não representa um reembolso real.

O custo de um telemóvel e o pagamento ao fornecedor são informações distintas. Utiliza o pagamento da compra quando liquidares toda ou parte da mercadoria: o fluxo de caixa considera o dinheiro efetivamente pago. Verifica eventuais montantes ainda por pagar. Não alteres o custo de um telemóvel já envolvido em operações para modificar retroativamente as margens.

6. Início e relatórios financeiros

Seleciona o intervalo de datas ou «Todo o período». Os cartões e gráficos resumem os movimentos registados no CRM.

Prime «Exportar relatório» para obter o CSV. Os filtros de período seguem as datas dos movimentos: uma venda e um recebimento posterior podem pertencer a períodos diferentes. O PhoneDesk destina-se à gestão interna e não substitui a contabilidade fiscal.

7. Integrações com fornecedores e encomendas

As integrações são avaliadas com base na tabela de preços e no sistema de cada fornecedor. Podem incluir catálogo externo, acréscimos por tipo de produto, pedidos de mercadoria e importação de encomendas. Não são ativadas automaticamente em todas as contas; a viabilidade e o custo adicional são acordados com o gestor.

1. Pesquisa modelo, memória e cor no catálogo do fornecedor, acrescenta os produtos ao pedido e verifica as quantidades.
2. Abre o pedido e configura os contactos do fornecedor. Prepara a mensagem, abre depois o WhatsApp ou o email para a enviar e aguarda a confirmação do fornecedor.
3. O pedido não adiciona mercadoria ao stock nem equivale a disponibilidade confirmada.
4. Quando levantares a mercadoria, abre «As tuas encomendas e pedidos», seleciona a encomenda e prime «Mercadoria levantada → Registar em stock».
5. Verifica custos, preços, data e montante pago. «Paguei tudo» preenche o total; deixa 0 se ainda não pagaste.
6. Confirma o levantamento e regista todas as unidades de uma vez. O sistema impede importar duas vezes a mesma encomenda. Completa os IMEI depois do levantamento.

Para alterar os acréscimos Smartfix, abre Stock → Smartfix → Acréscimos: altera e guarda as percentagens por categoria. Para um produto, abre «Alterar acréscimo deste produto» na sua ficha, indica a percentagem e prime «Guardar acréscimo». «Usar categoria» elimina a exceção. A percentagem personalizada tem prioridade e mantém-se após as atualizações do catálogo; os preços apresentados e as novas tabelas PDF utilizam o valor atualizado. Um acréscimo de 10% sobre 200 € resulta em 220 €. Os preços das tabelas são arredondados para o euro seguinte: 260,30 € passa a 261 €. A disponibilidade do fornecedor não corresponde a stock físico da tua loja.

8. PDF e partilha no WhatsApp

1. Stock → Tabela de preços PDF. Escolhe «Apenas o meu stock» ou, se disponível, o catálogo integrado.
2. Transfere o PDF ou prime «Partilhar com os clientes no WhatsApp». Seleciona os destinatários, também através de «Selecionar todos», e confirma que aceitaram a tabela de preços.
3. Prime «Preparar PDF e mensagens». Os números inválidos e duplicados são excluídos. A ligação é válida durante, no máximo, 7 dias, ou até ao fim do acesso se ocorrer antes.
4. Num telemóvel compatível, «Partilhar PDF a partir do telemóvel» abre o menu de partilha: escolhe o WhatsApp e os destinatários na aplicação. Se o navegador não suportar, transfere o PDF e anexa-o manualmente.
5. Para mensagens individuais, utiliza «Abrir mensagem no WhatsApp», envia na aplicação, regressa ao CRM e prime «Próximo cliente». Podes alterar a mensagem: {nome} é substituído pelo nome do cliente e {link} pela ligação ao PDF.

A ligação mostra apenas o PDF, sem acesso ao CRM. Não contém custos, acréscimos, IMEI nem dados de clientes. É uma cópia dos produtos no momento da preparação: se os preços mudarem, gera uma nova tabela. Podes revogar a ligação no histórico. Uma cópia já transferida pelo destinatário permanece no seu dispositivo. «Mensagem aberta» não significa «enviada».

9. API do WhatsApp: envio diretamente a partir do CRM

Esta opção utiliza WhatsApp Business Platform / Cloud API. Ter apenas a aplicação WhatsApp Business não disponibiliza automaticamente credenciais API. A configuração Meta e os eventuais custos são separados da subscrição PhoneDesk.

A. Prepara a conta Meta

1. Acede a Meta for Developers e ao teu portefólio empresarial. Cria ou configura uma aplicação com o caso de utilização WhatsApp / Business Messaging e associa a tua conta WhatsApp Business.
2. Completa as verificações exigidas no painel Meta, acrescenta o número de telefone e configura o método de pagamento, se solicitado. A utilização do teu número atual na aplicação e nas API depende do processo de adesão e da eventual disponibilidade de coexistência: confirma na Meta antes de migrares o número.
3. Na configuração API, identifica o Phone Number ID: não é o número de telefone nem o WhatsApp Business Account ID.
4. Para os testes, podes utilizar o token temporário e os números de teste disponibilizados pela Meta. Para utilização contínua, prepara um token de sistema com acesso aos recursos corretos e a permissão whatsapp_business_messaging. A duração e a revogação dependem da configuração Meta: não dependas do token temporário em produção.
5. Anota a versão Graph API suportada pelo teu painel, o nome e o idioma do modelo. Não partilhes o token com os clientes.

B. Cria o modelo da tabela de preços

No WhatsApp Manager → Modelos de mensagem, cria um modelo com a categoria adequada à tabela de preços promocional (normalmente Marketing), idioma italiano e cabeçalho Documento. Carrega um PDF demonstrativo se a Meta o exigir para aprovação.

Nome: listino_phonedesk
Cabeçalho: Documento (PDF)
Corpo: Olá, {{1}}. Aqui está a nossa tabela de preços atualizada.
Contacta-nos para confirmar a disponibilidade dos produtos.
Se não quiseres receber mais tabelas de preços, informa-nos em resposta.

Esta integração suporta o documento PDF e um corpo sem variáveis ou com uma única variável posicional {{1}} para o nome do cliente. Não acrescentes outros parâmetros ou botões dinâmicos sem adaptar a integração. Aguarda a aprovação do modelo pela Meta e utiliza exatamente o nome e o código de idioma aprovados.

C. Introduz as credenciais no CRM

1. Stock → Tabela de preços PDF → Partilhar com os clientes → «Configurar envio direto · API do WhatsApp».
2. Introduz Phone Number ID, versão Graph API, token, nome do modelo e idioma. Escolhe «Uma variável: nome do cliente» ou «Sem variáveis» de acordo com o corpo aprovado.
3. Guarda a configuração. O token é cifrado na base de dados do servidor e não é devolvido ao navegador. Para o manter, deixa o campo em branco numa alteração posterior.
4. Prepara novamente a tabela de preços para ativar o botão de envio. Antes de enviar a todos, seleciona um único destinatário que tenha aceite o teste, confirma e verifica o resultado na Meta e no seu telemóvel.

D. Envio e acompanhamento dos resultados

Confirma os destinatários, o consentimento e os eventuais custos Meta e prime «Enviar através da API». O servidor envia o modelo com o PDF para os números selecionados, em sequência. Utiliza «Atualizar resultados» para consultar a fila. Depois de iniciado, o envio continua no servidor mesmo que feches a página.

A mesma tabela de preços não é enviada duas vezes através da API. Para evitar duplicados, não há novas tentativas automáticas quando o resultado é incerto. Os webhooks de entrega e leitura ainda não estão ligados: consulta a Meta para confirmar a entrega. O CRM permite um envio ativo por loja e até 500 destinatários por tabela; os limites e as condições Meta podem ser mais restritivos. A revogação da ligação interrompe, na verificação seguinte, os destinatários ainda na fila, mas não retira as mensagens já aceites.

Referências oficiais: Cloud API, coleção API da Meta e política de mensagens empresariais. As páginas e os requisitos do serviço Meta podem mudar.

10. Painel do proprietário

A administração está reservada ao proprietário da plataforma. Os lojistas não podem criar outras lojas nem gerir renovações.

1. Os novos registos criam automaticamente uma loja em período experimental. No painel encontras o estado, a data de fim e os contactos do responsável.
2. Depois de receberes o pagamento, prime «Ativar subscrição anual», verifica o prazo previsto e confirma o pagamento. A primeira anuidade começa com a tua confirmação e dura 365 dias; não soma os dias restantes do período experimental.
3. Numa subscrição anual já ativa, a renovação acrescenta 365 dias ao prazo. Se já tiver expirado, começa a partir da confirmação.
4. «+ Loja» permite criar manualmente uma conta anual. Os pedidos antigos em espera podem ser tratados na fila dedicada.

11. Estatísticas, PC e financiamentos do proprietário

Estas funcionalidades só são visíveis na conta do proprietário. Em Início encontras vendas líquidas, margem, recebimentos, créditos de clientes, mercadoria por pagar, valor da mercadoria disponível, gráfico mensal e classificações de modelos e clientes. A ligação «Estatísticas por dia e mês» abre o detalhe dos últimos 7 ou 30 dias e dos últimos 6 ou 12 meses. Cada período mostra vendas, recebimentos, margem, resultado, despesas e fluxo das operações do CRM. «Hoje», «Este mês» e «Mês passado» continuam ligados ao calendário atual; o filtro de datas atua no detalhe. O filtro abrange os movimentos do período; os créditos, as dívidas a fornecedores e o valor do stock mostram a situação atual. Em Vendas, os separadores «Vendas» e «Disponíveis» separam as operações dos artigos ainda disponíveis para venda.

Pagamento dos PC Lenovo

Quando registas um PC, indica se já está pago, por pagar ou parcialmente pago. Para um PC inserido antes desta funcionalidade, abre a sua ficha em Stock e define o pagamento inicial: o sistema não presume uma dívida. Quando pagares outros montantes ao fornecedor, utiliza «Registar pagamento»; o valor em dívida diminui e aparece nas estatísticas da mercadoria por pagar. Se definires como pago um PC registado anteriormente, o pagamento é um registo histórico: reduz a dívida ao fornecedor, mas não cria uma nova saída no fluxo de caixa. Os novos pagamentos posteriores entram no fluxo do período. Os novos pagamentos a fornecedores são descontados automaticamente da conta escolhida; os já incluídos nos saldos iniciais são marcados como históricos e não são descontados novamente.

Empréstimos e prestações no meu capital

Abre «O meu capital» → «+ Financiamento». Introduz o nome, a conta a partir da qual pagas, o total ainda por reembolsar incluindo as prestações previstas, o valor da prestação e o próximo vencimento. O sistema mostra o valor em dívida, o número de prestações e a data prevista de fim; a última prestação pode ser inferior à habitual. Se algumas prestações já tinham sido pagas antes do registo, acrescenta o número, o total e uma nota ao histórico do financiamento: não serão novamente descontadas da conta. No vencimento mensal, o montante é subtraído automaticamente da conta escolhida. Podes suspender ou reativar as prestações e registar um pagamento extra. Não registes o mesmo financiamento também em «Despesas recorrentes», pois o saldo seria reduzido duas vezes. Vendas, compras pagas, reembolsos e despesas pontuais atualizam automaticamente a conta escolhida. Não voltes a registar o mesmo movimento no capital.

Pesquisa de novos clientes

Abre Clientes → Encontrar novos clientes. Prime «Usar a minha localização» e autoriza o navegador, ou escreve uma localidade e escolhe o resultado correto. Define um raio de 5 a 50 km, o tipo de atividade e prime «Pesquisar estabelecimentos». A pesquisa rápida utiliza Photon e a aprofundada consulta Overpass/OpenStreetMap; se este serviço estiver ocupado, o CRM regressa aos resultados rápidos. Não é necessária uma chave nem uma subscrição API. A cobertura depende dos estabelecimentos registados pelos colaboradores do OpenStreetMap; não corresponde à lista completa das lojas da zona. Confirma os contactos e horários antes da visita.

Filtra os resultados por tipo e prime «Adicionar aos contactos a visitar». Em «Por contactar» podes indicar prioridade, marcação, notas e resultado. Os estabelecimentos são agrupados por localidade. Depois da visita, escolhe «Interessado» e utiliza «Mover para os meus clientes»: a ficha entra nos contactos com uma ligação ao histórico da pesquisa. Cabe-te verificar as etiquetas sobre as características da loja; o programa não presume a nacionalidade das pessoas que trabalham num estabelecimento.

Para planear um dia, seleciona várias paragens e prime «Preparar itinerário». O CRM sugere uma ordem por proximidade geográfica e cria um ou mais trajetos para abrir no Google Maps, que calcula percursos e tempos. Seleciona primeiro o ponto de partida. Com mais de quatro destinos, são gerados vários trajetos para respeitar os limites do Maps nos telemóveis. A localização só é utilizada quando a pedes.

Em «Os meus clientes» encontras os contactos agrupados por país e localidade, com pesquisa e filtro. Podes completar a localidade, o distrito, o país e a categoria ao editar a ficha de cada cliente já registado.

Fontes: dados © colaboradores do OpenStreetMap · Photon.

12. Segurança e resolução de problemas

Quando atualizas a página, o CRM volta a abrir a secção e o separador que estavas a consultar, por exemplo Vendas → Encomendas de clientes ou Stock → PC. Utiliza HTTPS e palavras-passe longas e únicas. Não partilhes a conta do proprietário. O sistema verifica a sessão, os pedidos de alteração e o acesso aos dados de cada loja; as tentativas repetidas de acesso são limitadas. As ligações PDF são acessíveis a quem tiver a ligação: envia-as apenas aos destinatários escolhidos e revoga-as quando necessário.

As cópias de segurança devem incluir a base de dados, as fotografias e a chave do servidor: esta última também permite decifrar os tokens API. A cópia local da VPS não substitui uma cópia externa. Nenhum sistema garante proteção absoluta: continuam a ser necessárias atualizações, cópias de segurança e verificações periódicas.

• Código de segurança expirado: gera outro código e tenta novamente. Não reutilizes o de uma tentativa anterior.
• Sessão expirada: recarrega a página e inicia sessão novamente antes de guardar.
• Fotografia pouco legível: limpa a lente, ilumina a etiqueta, evita reflexos e verifica manualmente os campos em falta.
• PDF com disponibilidade desatualizada: atualiza o stock ou o catálogo e cria uma nova tabela de preços.
• O WhatsApp não abre: verifica o número e o indicativo; tenta no telemóvel com a aplicação instalada ou utiliza o WhatsApp Web.
• API não configuradas: completa a secção de credenciais. Para alterar o modelo, utiliza o nome e o idioma exatos após a aprovação Meta.