PhoneDesk開啟 CRM ↗如何使用 PhoneDesk
從註冊到銷售的日常工作指南。客製串接可能另外收費；請向管理員諮詢哪些串接適用於您的店鋪。
1. 註冊、試用與登入
- 開啟 註冊，填寫店鋪、聯絡人、電子郵件地址、使用者名稱及至少 12 個字元的密碼。電話為選填。
- 完成安全驗證並確認試用申請。註冊後即可立即進入您的工作空間，無需付款。
- 試用期從註冊時起算，期限為整整 7 天。CRM 首頁會顯示到期日期和時間。
- 如需繼續使用，請與管理員商定年度付款。只有擁有者可以確認付款並開通 365 天訂閱。不會自動扣款。
試用到期後將暫停業務操作。資料會繼續保留，開通年度訂閱後即可恢復使用。同一電子郵件地址無法再次申請試用。重新登入時請使用註冊時選擇的使用者名稱，而不是電子郵件地址。
通行金鑰為選用功能：正常登入後，在 CRM 中開啟「通行金鑰登入」，輸入密碼並在裝置上確認。您可以新增多台裝置，也可在同一頁面移除。在 crm.phonedesk.it 上，點選「使用通行金鑰登入」即可進入，無需輸入密碼或反機器人驗證碼；裝置可能要求指紋、Face ID、Touch ID 或 PIN。網站不會接收生物辨識資料。您仍可使用密碼和反機器人驗證作為替代登入方式。在手機上，底列包含首頁、客戶、庫存、銷售和更多；從「更多」可開啟支出及其他可用操作。在電腦上，選單位於左側。
2. 客戶：聯絡方式、歷史紀錄與位置
- 開啟「客戶」，點選「+ 客戶」，然後填寫姓名、電話、地址和備註。
- 使用 WhatsApp 時，請儲存含國際區碼的完整號碼，例如義大利使用 +39。在價目表傳送流程中，沒有區碼的號碼會被視為義大利號碼。
- 使用搜尋快速尋找聯絡人。開啟客戶歷史可查看交易，使用地圖連結可查看已記錄的地址。
- 點選「編輯」以更正資料。傳送價目表前，請核對號碼。
每個店鋪都有自己的客戶。客戶在通訊錄中，並不意味著同意接收促銷訊息：請僅向同意此類聯絡的客戶傳送價目表，並尊重其停止接收的請求。
3. 庫存與照片辨識入庫
每件商品代表一部手機。相同型號的兩部裝置可能具有不同成本、IMEI 和狀況。
- 庫存 →「+ 手機」：填寫型號、RAM、儲存容量、顏色、商品狀況、成本和售價。也可新增電池、保固、備註和照片。
- IMEI 為選填欄位。您可以先輸入商品，取貨後再補全 IMEI。如填寫，不能與店內其他手機的 IMEI 重複。
- 為減少手動輸入，請點選「拍照」，近距離拍攝光線充足、沒有反光的標籤。請將包含型號、儲存容量、顏色和 IMEI 的文字納入畫面。
- 核實建議欄位後，點選「套用這些資訊」。補全成本並儲存。辨識結果可能有誤，請務必核對 IMEI 的每一位數字和儲存容量。
標籤照片處理後會刪除。透過「照片」功能儲存的商品照片則會保留在庫存中。篩選、搜尋、排序和分頁功能可協助區分可售、已售和待核實的手機。
4. 銷售、收款與舊機折抵
- 點選「記錄銷售」，搜尋可售的手機或電腦，選擇現有客戶，或在同一畫面建立新客戶。
- 請核實總價、日期和付款方式。摘要會立即顯示待收餘額。若客戶向兩個帳戶付款，請選擇「混合付款」並填寫兩筆金額及對應帳戶，系統將在同一筆銷售中建立兩條收款紀錄。
- 辦理舊機折抵時，請填寫認可的折抵金額和收回手機的資訊，包括預計轉售價格。手機會以舊機折抵方式加入庫存。
- 請只儲存一次。銷售會將手機標記為已售出，並記錄初始收款。
- 如果仍有待收餘額，收到後續付款時請使用「新增收款」。
範例：售價 500 €，實收 350 €，舊機折抵 100 € → 客戶尚欠 50 €。舊機折抵金額不屬於現金收入。
多商品訂單與 PDF 報價單
在銷售 →「客戶訂單」中選擇多部可售手機或電腦，並填寫每件商品的價格。也可以在同一頁面新增客戶。儲存報價單後下載 PDF 進行分享：其中包含商品、價格、總額、有效期限和備註。報價單不會預留商品。客戶接受後，點選「確認訂單」：所有仍可售的商品會一併標為已售並保留。之後可為訂單登記一筆或多筆收款；在擁有者帳戶中，每筆收款都會更新所選帳戶。尚未確認的報價單可以修改或撤銷。
報價單屬於非稅務商業文件，不計算增值稅。增值稅說明為選填欄位，只有在確認適用後填寫，才會印在報價單上。請勿將 PDF 用作發票。
狀態、價格和撤銷
在「銷售」中選擇「已預留」「待交付」「已完成」「待收款」或「退貨和撤銷」。「已完成」顯示已交付且結清的商品。在有效銷售中，可使用「修改價格」：新價格不能低於已記錄的收款和舊機折抵金額。如有輸入錯誤，請使用「取消銷售」，填寫原因並確認：商品會恢復可售狀態，收款會從餘額中沖銷，紀錄仍保留在歷史中。如果商品已實際交付，需要向客戶退款，請使用「記錄退貨」。
退貨和更正
在有效銷售紀錄中選擇「登記退貨」，核實退款金額及退回手機的狀態。退貨會保留在歷史中並更新報表。「待檢查」的裝置必須經檢查並標記為已核實後才能再次出售。退回給客戶的折抵舊機不應仍處於可售狀態。
5. 支出、採購與付款
在「支出」中填寫說明、分類、金額、使用的帳戶和日期。更正紀錄請使用「編輯」。「取消」會將錯誤紀錄排除在報告之外，同時保留其歷史；這不代表實際退款。
手機成本和向供應商支付的款項是不同的資訊。當您支付全部或部分貨款時，請使用採購付款功能：現金流依實際付款金額計算。請核對尚未支付的金額。對於已參與交易的手機，不應修改成本來追溯改變毛利。
6. 首頁與財務報表
選擇日期範圍，或選擇「全部期間」。資訊卡片和圖表彙總 CRM 中記錄的交易。
| 指標 | 如何閱讀報表 |
|---|---|
| 實際收款 | 已收到的款項，已計入退款。 |
| 淨銷售額 | 銷售額減去退貨金額。 |
| 毛利額 | 淨銷售額減去已售手機成本，並計入退貨調整。 |
| 內部經營結果 | 毛利減去本期支出。 |
| 現金流 | 收款與付款金額可能與毛利不同。 |
點選「匯出報表」可下載 CSV。期間篩選依交易日期計算，銷售與後續收款可能屬於不同期間。PhoneDesk 用於內部管理，不能取代稅務會計。
7. 供應商整合與訂單
整合方案會依各供應商的價目表和系統進行評估，可包含外部商品目錄、依類型加價、商品請求及訂單入庫。並非所有帳戶都會自動啟用；可行性和額外費用需與管理員協商。
- 在供應商商品目錄中搜尋型號、儲存容量和顏色，再將商品加入請求並核對數量。
- 開啟採購申請並設定供應商聯絡方式。準備好訊息後，透過 WhatsApp 或郵件傳送，並等待供應商確認。
- 請求不會將商品計入庫存，也不代表庫存已確認。
- 提貨時，請開啟「您的訂單和申請」，選擇訂單並點選「已提貨 → 加入庫存」。
- 請核實成本、售價、日期及已付金額。「已全部付款」會填入全額；尚未付款時請保留 0。
- 確認取貨後，可將所有商品一次性入庫。系統會防止重複匯入同一訂單。請在取貨後補全 IMEI。
若要調整 Smartfix 加價率，請開啟 庫存 → Smartfix → 加價率，依類別修改並儲存百分比。若要調整單一商品，請在商品詳情中開啟「修改此商品的加價率」，輸入百分比並點選「儲存加價率」。「使用類別設定」會移除此例外。自訂百分比優先使用，並在目錄更新後持續有效；顯示價格和新產生的 PDF 價目表使用更新後的值。200 € 加價 10% 後為 220 €。價目表價格向上取整至整歐元：260.30 € 變為 261 €。供應商有貨並不代表店內有實體庫存。
8. PDF 與 WhatsApp 分享
- 庫存 → PDF 價目表。選擇「僅我的庫存」，或在可用時選擇整合商品目錄。
- 下載 PDF，或點選「透過 WhatsApp 與客戶分享」。選擇收件人，也可使用「全選」，並確認他們已同意接收價目表。
- 點選「準備 PDF 和訊息」。無效號碼和重複號碼會被排除。連結最長有效 7 天；若存取權限更早到期，則以該日期為準。
- 在相容的手機上，「從手機分享 PDF」會開啟分享選單；請在應用程式中選擇 WhatsApp 和收件人。如果瀏覽器不支援，請下載 PDF 後手動新增附件。
- 個別傳送訊息時，請使用「在 WhatsApp 中開啟訊息」，在應用程式內傳送後返回 CRM，再點選「下一位客戶」。您可以修改訊息：{nome} 會替換為客戶姓名，{link} 會替換為 PDF 連結。
連結只能查看 PDF，無法存取 CRM。其中不包含成本、加價、IMEI 或客戶資料。這是產生時的商品快照：價格變更後，請產生新的價目表。可在歷史紀錄中撤銷連結；收件人已下載的副本仍會留在其裝置上。「已開啟訊息」不代表「已傳送」。
9. WhatsApp API：直接從 CRM 傳送
此選項使用 WhatsApp Business Platform / Cloud API。僅安裝 WhatsApp Business 應用程式並不會自動取得 API 憑證。Meta 設定及相關費用與 PhoneDesk 訂閱分開計算。
A. 準備 Meta 帳戶
- 登入 Meta for Developers 和您的商業資產組合。建立或設定使用 WhatsApp / Business Messaging 情境的應用程式，並連結您的 WhatsApp Business 帳戶。
- 在 Meta 控制台完成要求的驗證，新增電話號碼，並按要求設定付款方式。現有號碼能否同時用於應用程式和 API，取決於開通流程及是否支援共存；移轉號碼前請先在 Meta 中確認。
- 在 API 設定中找到 Phone Number ID：它不是電話號碼，也不是 WhatsApp Business Account ID。
- 測試時可以使用暫時權杖和 Meta 啟用的測試號碼。長期使用時，請準備具備正確資源存取權限和 whatsapp_business_messaging 權限的系統權杖。有效期和撤銷規則取決於 Meta 設定；正式環境請勿依賴暫時權杖。
- 記錄控制台支援的 Graph API 版本，以及範本名稱和語言。請勿向客戶透露存取權杖。
B. 建立價目表範本
在 WhatsApp Manager → 訊息範本中建立範本，選擇適合促銷價目表的分類（通常為行銷）、義大利語和 文件標題。如果 Meta 審核要求範例檔案，請上傳示範 PDF。
名稱：listino_phonedesk
標題：文件（PDF）
本文：您好 {{1}}，這是我們的最新價目表。
請聯絡我們核實商品是否有貨。
如果您不想再收到價目表，請回覆告知。
此串接支援 PDF 文件，內文可以不含變數，或僅包含一個用於客戶姓名的位置變數 {{1}}。未調整串接前，請勿新增其他參數或動態按鈕。等待 Meta 核准範本後，務必使用已核准的名稱和語言代碼。
C. 在 CRM 中填寫憑證
- 庫存 → PDF 價目表 → 分享給客戶 →「設定直接傳送 · WhatsApp API」。
- 填寫 Phone Number ID、Graph API 版本、權杖、範本名稱和語言。依已核准的本文，選擇「一個變數：客戶名稱」或「無變數」。
- 儲存設定。權杖會加密儲存在伺服器資料庫中，不會傳回瀏覽器。之後修改時將此欄位留空，即可保留原權杖。
- 重新產生價目表以啟用傳送按鈕。向所有人傳送前，請先選擇一位已同意測試的收件人，確認傳送，並在 Meta 和對方手機上核對結果。
D. 傳送與查看結果
確認收件人、授權同意及可能產生的 Meta 費用後，點選「透過 API 傳送」。伺服器會依序向所選號碼傳送帶有 PDF 的範本訊息。點選「更新傳送結果」可查看佇列。傳送開始後，即使關閉頁面，伺服器仍會繼續處理。
| 狀態 | 含義 |
|---|---|
| 排隊中 / 傳送中 | 處理尚未完成。 |
| Meta 已受理 | Meta 已回傳訊息 ID，但這不代表已送達或已讀。 |
| 錯誤 | 要求遭拒絕：請在 Meta 中檢查權杖、號碼、範本、語言、限額和計費。 |
| 待檢查 | 逾時或流程中斷，結果可能不確定。再試前請先在 Meta 中核對。 |
| 已取消 | 價目表已撤銷、已過期，或存取權限已結束。 |
同一份價目表不會透過 API 重複傳送。為避免重複，對於結果不確定的傳送不會自動重試。送達和已讀 webhook 尚未串接，請在 Meta 中確認送達狀態。CRM 每個店鋪同時支援一個傳送任務，每份價目表最多 500 位收件人；Meta 的限制和條件可能更嚴格。撤銷連結後，下一次檢查時會停止尚在佇列中的傳送，但無法撤回已被接受的訊息。
官方參考資料：Cloud API、Meta API 參考集合 和 商業訊息政策。Meta 服務介面和要求可能發生變化。
10. 平台管理員面板
管理功能僅限平台管理員使用。店主無法建立其他店鋪或管理續訂。
- 新註冊會自動建立試用店鋪。面板中可查看狀態、到期時間及聯絡人的聯絡方式。
- 收到付款後，點選「開通年度訂閱」，核實預計到期日並確認付款。首個年度訂閱自您確認之日起生效，有效期為 365 天，不疊加剩餘試用天數。
- 有效的年度訂閱續訂後，會在目前到期日上增加 365 天。如果訂閱已到期，則從確認之日重新開始計算。
- 「+ 店鋪」可以手動建立年度帳戶。舊的待處理申請可在專用佇列中管理。
11. 管理員的統計、電腦與貸款
這些功能僅對擁有者帳戶可見。首頁顯示淨銷售額、毛利、收款、客戶應收款、待付貨款、可售庫存價值、每月圖表，以及型號和客戶排名。「每日和每月統計」連結可查看最近 7 或 30 天、最近 6 或 12 個月的明細。每個期間顯示銷售、收款、毛利、經營結果、支出和 CRM 交易現金流。「今天」「本月」和「上月」始終依目前日曆計算；日期篩選用於明細。日期篩選針對本期交易，而應收款、供應商欠款和庫存價值顯示目前狀況。在銷售模組中，「銷售」和「可售商品」分頁將交易記錄與仍可出售的商品分開。
Lenovo 電腦付款
新增電腦時，請說明它是已付款、待付款還是已部分付款。對於此功能推出前新增的電腦，請在庫存中開啟詳情並設定初始付款；系統不會直接將其視為欠款。繼續向供應商付款時，請使用「記錄付款」；剩餘欠款會減少，並顯示在待付貨款統計中。如果將之前新增的電腦標記為已付款，該付款會作為歷史記錄，減少供應商欠款，但不會產生新的現金流出。此後記錄的新付款則計入本期現金流。新的供應商付款會自動從所選帳戶扣除；已計入期初餘額的付款應標記為歷史付款，不會再次扣除。
我的資金中的貸款和分期付款
開啟「我的資金 → + 貸款」，填寫名稱、付款帳戶、尚待償還的總額 含預定分期款項、每期還款金額及下次到期日。系統會顯示剩餘金額、期數及預計結清日期；最後一期金額可能低於通常的每期金額。若輸入前已支付部分分期，請在貸款歷史紀錄中填寫已付期數、總額和備註，這些款項不會再次從帳戶扣除。每月到期時，系統會從所選帳戶自動扣除還款金額。您可暫停或恢復分期扣款，也可登記額外還款。請勿把同一筆貸款再次輸入「定期支出」，否則會重複扣減餘額。銷售收款、已付款採購、退款及非定期支出會自動更新所選帳戶，請勿在資金中重複登記相同交易。
尋找新客戶
開啟「客戶 → 尋找新客戶」。點選「使用我的位置」並允許瀏覽器定位，或輸入城市並選取正確的結果。設定 5 至 50 公里的搜尋半徑及商家類型，然後點選「搜尋商家」。快速搜尋使用 Photon，深入搜尋透過 Overpass/OpenStreetMap 查詢；若後者忙碌，CRM 會改用快速搜尋結果。無需 API 金鑰或訂閱。涵蓋範圍取決於 OpenStreetMap 志工登錄的商家，並非當地所有店鋪的完整名單。拜訪前請核實聯絡方式和營業時間。
依類型篩選結果，再點選「加入待拜訪聯絡人」。在「待聯絡」中，可填寫優先順序、預約、備註和追蹤結果。業務依市鎮分組。拜訪後，將狀態設為「有意願」，再點選「移至我的客戶」：該聯絡人會進入通訊錄，並保留與搜尋歷史的關聯。店鋪特徵標籤需由您自行核實；系統不會推斷店內工作人員的國籍。
規劃一天的拜訪時，請選擇多個站點並點選「規劃路線」。CRM 會依地理距離建議拜訪順序，並產生一條或多條可在 Google Maps 中開啟的路線，由 Google Maps 計算道路和行程時間。請先選擇出發點。超過四個目的地時，會拆分為多條路線，以符合手機版 Maps 的限制。系統僅在您主動要求時使用您的位置。
「我的客戶」中的通訊錄依國家和市鎮分組，並提供搜尋和篩選功能。您可以編輯已有客戶的資料，補全市鎮、省份、國家和分類。
來源：資料 © OpenStreetMap 貢獻者 · Photon。
12. 安全與疑難排解
重新整理頁面時，CRM 會重新開啟之前查看的模組和分頁，例如 銷售 → 客戶訂單 或 庫存 → 電腦。請使用 HTTPS 以及足夠長且不重複使用的密碼。不要共用擁有者帳戶。系統會驗證工作階段、修改要求和各店鋪資料的存取權限，並限制重複登入嘗試。任何持有連結的人都能存取 PDF；請僅傳送給指定收件人，並在需要時撤銷連結。
備份必須包含資料庫、照片和伺服器金鑰；該金鑰也用於解密 API 權杖。VPS 本機備份不能替代外部副本。任何系統都無法保證絕對安全；更新、備份和定期檢查仍然不可或缺。
- 安全驗證碼已過期： 請產生新驗證碼後再試，不要重複使用之前嘗試中的驗證碼。
- 工作階段已過期： 儲存前，請重新整理頁面並重新登入。
- 照片不夠清晰： 請清潔鏡頭，照亮標籤並避免反光，手動核對缺少的欄位。
- PDF 中的庫存資訊已過時： 請更新庫存或目錄，並建立新的價目表。
- 無法開啟 WhatsApp： 請檢查號碼和國際區碼；使用已安裝應用程式的手機再試，或使用 WhatsApp Web。
- API 尚未設定： 請填寫憑證部分。修改範本時，請在 Meta 核准後使用正確的名稱和語言。