Rôles, objet et durée
Le commerçant est responsable du traitement des données de ses clients ; le gestionnaire PhoneDesk est sous-traitant pour l’hébergement, la conservation, la consultation, la gestion technique et l’exportation effectués via le service. Le traitement dure pendant la relation de service et les activités convenues de restitution ou de suppression. Les catégories comprennent les clients, fournisseurs et collaborateurs, avec des données d’identité, coordonnées et informations sur les opérations du magasin.
Instructions et confidentialité
PhoneDesk traite ces données uniquement sur instructions documentées du commerçant, y compris celles données au moyen des fonctions autorisées du CRM, sauf obligation légale. Les personnes autorisées doivent être soumises à une obligation de confidentialité et accéder seulement aux données nécessaires. Le gestionnaire informe le commerçant s’il estime qu’une instruction enfreint la réglementation sur la protection des données.
Mesures et prestataires
Les mesures comprennent le chiffrement du transport HTTPS, la séparation des accès par magasin, les permissions des collaborateurs, la protection des identifiants, la journalisation des événements et les sauvegardes avec vérification d’intégrité. OVHcloud fournit l’infrastructure et la messagerie. Tout sous-traitant ultérieur traitant des données du magasin nécessite une information préalable et la possibilité d’une objection motivée ; les éventuels transferts hors de l’Espace économique européen nécessitent les garanties applicables.
Droits et incidents
Dans les limites des informations et outils disponibles, PhoneDesk assiste le commerçant pour les demandes des personnes concernées, la sécurité, les évaluations requises par la réglementation et la gestion des violations. Une violation de données personnelles doit être signalée au commerçant sans retard injustifié dès que le gestionnaire en a connaissance, avec les informations disponibles et les mises à jour ultérieures.
Restitution, suppression et vérifications
À la fin du service, le commerçant choisit la restitution ou la suppression des données, sauf obligation légale de conservation. Les modalités et délais des sauvegardes doivent être pris en compte dans l’exécution de l’instruction. Le gestionnaire fournit les informations nécessaires pour démontrer le respect des obligations du sous-traitant et permet des vérifications convenues, proportionnées et respectueuses de la sécurité et des données des autres magasins.